notion一种极简主义风的管理工具

notion是什么

notion是一个可以集日程管理、笔记、知识库整合于一体的轻量级应用。

notion的功能亮点

支持导入丰富的文件和内容

内置丰富的模板

简洁的用户界面、方便的拖动和新建操作

支持Board视图，同时可以添加任意数量的其他类型视图并自定义相关的过滤条件（表格和日历）。

复制图片即完成上传，无需其他图床，且无空间限制（亚马逊服务器）

保存历史操作记录并记录相关时间

整体介绍

强大的关联功能，比如日历与笔记，笔记与文件以及网页链接。将笔记、任务管理及知识库相结合，Notion 打造出了一款「瑞士军刀」般的协作工具：Notion 不仅是一款全平台、设计还不错的文档工具，更是在 2.0 版本加入了对表格、看板和日历等功能的支持，真正成为了一款结合文档、知识库以及任务管理功能的全能协作工具

或许你曾被许多人推荐过 Notion，但却不知道从何下手。又或者你已经上手了 Notion，却碍于想象力不知如何挖掘它的潜力。这篇会从基础功能到应用实例，帮你快速上手 Notion。

基础功能

Notion 的内容单位为「页」(Page)，你可以将 Notion 中的页面理解为传统笔记工具中的一条笔记。不同的是，Notion 中的页面支持无限层级，相当于有了类似于文件夹的功能，我们又能在 Notion 的每个页面中记录笔记。

Notion 页面支持「允许评论」「只读」2 种分享方式，在页面右上角设置页面权限之后，我们就可以复制页面的链接分享给其他人查看了。我们还可以输入其他人的邮箱，邀请其他人加入页面进行编辑。

Notion 的编辑工具是一款基于「块」(Block) 的编辑器。简单地说，Notion 中的内容全部由「块」组成的，一段文字是一个「块」、一张图片是一个「块」、一张表格也是一个「块」。

Notion 的编辑器支持 Markdown 语法，它会将 Markdown 文本转为富文本，使用了「所见即所得」的编辑方式；这样做的好处不仅让我们能够方便地使用 Notion 的编辑器排版文本，同时又能利用 Markdown 语法的优势，提高输入效率。

另外，Notion 的编辑器还支持「嵌入模块」(Embed Block)，我们可以在页面中嵌入来自其它网站或者服务的内容，比如一条推文、Google Map 的位置地图等，由于 Notion 只是提取了嵌入网页的信息进行显示，只要嵌入网页中的内容发生变化，Notion 页面中的显示内容会同步进行更新，我们甚至可以在 Notion 页面中直接于其它网页中的内容进行交互，比如在 Notion 中直接查看和缩放 Google Map 中的位置和地图信息。

Notion 在 2.0 版本中加入了对于表格、看板和日历功能的支持，接下来向你介绍这几个功能在 Notion 中的实现方式和效果。

看板

Notion 的看板功能和 Trello 较为相似，它也能像 Trello 一样实现拖拽管理卡片、添加组员和日期的功能。但和 Trello 相比，Notion 缺少了订阅、归档等团队协作常用的功能。

除了任务管理，你可以用 Notion 的看板做点別的事，比如用不同的看板表示家中不同的收纳空间来记录物品位置、或者整理阅读清单等等。

图 / Notion 官网

表格

在 Notion 的表格中，每一列的列首决定该列的属性，可选的属性有文字、数字、单选、多选、日期、成员等，你可以利用这些属性中的一个或多个表格内容进行排序和筛选。表格支持简单的数据处理，比如计数、计算时间跨度、加总等。

表格也贯彻了它「无限层级」的设计理念，表格中的每一行都可以展开为一个空白页，以便补充更多细节内容。

日历

你还可以在 Notion 中插入日历，在相应日期上点击即可添加事件，事件可以发生在一天，也可以通过添加终止时间横跨某一个期间段。

可惜的是，Notion 的日历不支持与第三方服务同步，也不能订阅，它的用途更多是作为笔记中的时间索引，帮你更好地将一个时间段内的任务串联起来。

值得一提的是，表格、看板和日历功能在 Notion 不是相互独立的三部分，它们可以相互进行转换，为一个项目提供不同的视角。

图 / Notion 官网

只要点击左上角的「view」，都可以将当前视图转换成另两种视图。举个例子，当你将一个表格转换成看板视图后，表格中的每一行都会转换成看板中的一张卡片，看板视图中的变化与表格是联动的，如果你在看板视图中将一张 Tag 为「iOS」的卡片拖到了「Android」群组，该张卡片的属性会变成「Android」，在日历视图中亦然。

实用模版

要说谁最了解 Notion，那么答案肯定是它自己。Notion 提供了涵盖了从个人生活到团队协作等各方面的模板，对 Notion 功能也应用得十分深入，方便我们可以直接套用。

如果你想将 Notion 打造为自己的工作区，你肯定希望所有页面都能井井有条地整理好，在你需要时，可以迅速找到特定页面。这时候，一个可以将所有页面分门别类放置好的主页显得尤为重要。

Notion 官方为我们分别准备了 个人主页 和 团队主页 的模板，我们可以参照它来布局自己的 Notion 主页。

个人主页

这个模板的原理并不复杂，仅仅是用标题（Header）和页面（Page）将不同类别的页面归纳好，让你的工作区变得更有条理。主页模板的用法也非常简单，只要按照一定的格式将页面整理好，就能得到一个井井有条的主页。

追踪游戏进度：Video Game Tracker。Video Game Tracker 是一款来自社区的优秀模板，它可以用于追踪游戏的进度。除了游戏外，你也可以用它来追踪正在看的电影、书籍。随着《复仇者联盟 4：终局之战》的上映，不妨用这个模板来追踪自己补电影的进度。

要在画廊中添加内容，只要点击右上角的「新建」（New），随后在弹出的窗口中填写游戏所在的平台、价格等信息即可完成将卡片收入画廊。如果你想用它来追踪阅读进度，也可以通过「添加类目」（Add a Property）来自定义模板。

Video Game Tracker

这个模板用到了 Notion 的「画廊」（Gallery）功能，它可以让我们快速查看多张卡片的概要内容。配合封面图，你可以一目了然地分辨出不同卡片的内容。画廊也支持添加过滤选项，我们可以把所有卡片按照特定的规则筛选出来。你可以在画廊右上角的菜单键中找到「过滤器」（Filter）的选项，并创建自己的过滤规则。

人际关系管理

在当今社会，人与人之间的关系逐渐疏远。我们的微信里添加了许多好友，可真正有交集的却寥寥无几。Intentional Relationship Aid 是用于管理人际关系的一个模板，它可以帮助我们清晰地查看到自己与好友的互动情况。

这个模板用到了 Notion 的表格（Table）及函数功能（Formula），表格可以让我们清晰地看到所有好友的姓名、关系和联系频率等信息。每一行代表一个好友，点击好友名称即可打开一个单独的页面，你可以在这里添加好友的联系方式或是照片。

Intentional Relationship Aid

这个模板还通过函数做出了「近期联系的可能性」及「多久联系一次」的推算，它将根据你为好友设置的联系频率和上次联系时间进行运算。作者将具体函数放在了模板中，你可以查看并根据自己的需求进行修改。

个人财务管理：Personal Finances

Personal Finances 是一款个人财务管理的模板。你不需要拥有相关知识，只需要按照自己的需求对它的内容进行简单修改，就能得到一个自己的财务管理页面。

这个模板分为三个部分：

文字信息：用于放置消费目标、超支金额等文字内容。

消费流水：以日历形式呈现每日的消费流水，可以清晰查看到消费内容与金额。

每月消费：以看板形式呈现每月消费，可以根据分类进行过滤筛选。

你可以随意修改文字信息，用它来做一个简单的消费计划。要添加消费流水，只需要点击日历右上角的「添加」，随后填入金额、日期等信息即可。你还可以选择消费的方式，比如订阅、预付费或是一次性付费。

Personal Finance

Personal Finances 模板用到了日历（Calendar）及看板（Board）功能，让我们可以通过不同的方式查看到自己的消费情况。即使你不需要进行财务管理，也可以学习它的思路，打造一个集合日历与看板的任务管理工具。

目标进程追踪：OKRs

OKR（Objectives and Key Results，即目标与关键成果法）是用于跟踪目标的工作法，许多团队都会用它来明确自己的目标及关键成果。OKRs 就是根据 OKR 工作法所制作的 Notion 模板。

OKRs 通过行内表格的方式来实现目标管理，点击项目名称即可设置目标的参数。设置完成后，你可以在表格中看到当前的数值和完成进度，你也可以随时修改当前数值，进度会自动随之改变。

OKRs

OKRs 比较亮眼的一点是它用到了模板按钮（Template Button），你只需要点击「添加 OKR」即可快速添加一个新的表格，而不用从头创建新的表格。模板按钮可以用于快速创建模板化的内容，十分方便。

看板式任务管理

Tasks and Issues 是 Notion 官方提供的一个看板式任务管理模板，如果你用过 Trello 或 Teambition，相信你对这个模板不会陌生。看板式任务管理可以让我们更加清晰地看到每个任务的执行情况。

这个模板不但支持对任务进行分类管理，还支持多人协作，你可以将任务分配给相应的同事。此外，你也可以通过自带的过滤器来筛选出分配给自己的任务。你也可以将其打造成自己的任务管理系统，时刻追踪任务完成情况。

Tasks & Issues

在看板的时间设置中，你也可以添加提醒，让自己不再错过重要的任务。

会议记录

Meeting Notes 是一个会议记录的模板，它将以列表的形式把会议记录整理起来，你可以清晰地看到与具体会议相关的人员、部门。每一个会议都是一个单独的页面，你可以在页面中进行会议记录和归纳。

Meeting Notes

会议记录同样支持过滤，你可以按照部门、时间等条件筛选出符合规则的记录。除了套用这个模板进行会议记录外，我们也可以在这个模板的范例里学习到一些会议记录的方式和技巧。

除了 Notion 官方模版库，也有用户为 Notion 建立了第三方模版库。

工具实例

如果在了解 Notion 的基础功能以及模版之后，你仍然不知道能用 Notion 做什么事，不妨跟着下面几个实例实现几个实用小工具，学习其他人的 Notion 使用思路和技巧。打造个性化 Notion 进度条，先来试试用 Notion 实现展示年时间进度条的工具，在这个实例中，我们需要用到计算日期已经过去多久的函数，整个进度条是由十个方块■组成，一个方块■代表10%，0 – 10% 就占一个方块■，11% – 20% 就占两个方块■■，以此类推。

比如，今年已经过去 180 天，经过计算，我们可以得出今年已经走完了 180 / 365 = 49%，49% 在 41% – 50% 之间，占用五个方块，显示效果为「■■■■■ 49%」。

学会使用 Notion 分栏

虽然说是介绍 Notion 分栏功能使用场景的实例，但是这里还会介绍更多串联 Database 一些 Notion 用法，能够帮助你真正地在实际使用过程中用好这项功能。在 Notion 分栏功能的使用实例中，你会了解到这些内容：

丰富内容排版，让文章增添一些「生气」：

系统性地整合视频的笔记内容以及与多人协作翻译文档：

制作专属个性化空间，自己动手创作好看的模版。

总而言之，你只需要将 Notion 想象成积木一样，你可以自由地组合其中的内容，组合它为你提供的各种 Block，这些小工具的实现其实没有你想的那么难。

制作个人数据库，管理订阅服务

这个小工具利用了 Notion 的数据库功能，让我们通过制作一个小工具，方便地管理我们的订阅服务，以便及时取消不需要的服务或者进行续费。

通过学习这个实例，你可以了解到这些内容：

从零开始制作订阅服务管理库，包含激活码管理、素材教程管理、续费提醒功能等。

快速组织个人电脑配置清单。

Notion Database 基础使用教程。

Notion Database 模板使用教程。

Notion formula 实践。

当然，这个小工具只是作为一个 Notion 使用思路的参考，你也可以利用 Notion 的数据库功能实现其它需求，比如：

管理服务器、SSL 到期、物品打折提醒等。

集合笔记，方便随时管理。

制作 CRM、邮寄清单。

借助 Notion 便捷的协作分享功能，提高不会编程的用户的效率。