电子合同在食品行业的应用方案

“生产”、“销售”构成了食品行业的核心业务线，执行过程十分复杂。电子合同在“实体印章和电子印章”统一管理的基础上，通过开放集成，让食品组织现有的业务管理软件实现电子用印、电子签名，为食品行业打造一个覆盖组织内外各类人群、各种业务场景的电子印控中心……

据了解，一家大型食品组织，一年要处理各类内、外部用章请求达3-7万次。引入电子合同简化用章、签约成本，已经成了许多组织进一步释放管理动力的新选择。

食品行业核心业务运转流程：

（生产、销售过程中的管理支撑）

“生产”、“销售”构成了食品行业的核心业务线，执行过程十分复杂。从生产准备、生产到销售，整个过程不仅需要庞大的员工体系做支撑，还涉及大量的供应商、经销商、代理商以及客户。

庞大的业务网络下衍生出大批量内部用印、外部签约需求，传统的实体用印方式限制多、不够灵活，只会让组织运营陷入被动。

现在，契约锁统一印控平台在“实体章和电子章”统一管理的基础上，通过开放集成，让食品组织现有的业务管理软件实现电子用印、电子签名，为食品行业打造一个覆盖组织内外各类人群、各种业务场景的电子印控中心。

（来源于食品行业客户实际情况）

支撑“5类”核心业务用印、签约需求

1、产品销售类

文件类型：加盟商合同、分销商合作合同、经销商协议、特许经营合同、授权委托书、商品团购合同、销售订单、退货单、销售合同

痛点：受限于食品保质期，食品行业讲求即时服务，业务规模越大分销渠道越多。几年下来，全国大大小小的经销商、代理商、加盟商数量好几万，这类业务的合约、订单用章成本一年高达百万。

此外，各类促销活动频繁，产品订单骤增，依靠线下盖章，一线业务人员、印章管理人员常常高负荷工作，核对订单、打印、盖章、邮寄给各大分销渠道，需要消耗巨大签署成本。

而且，纸质用章常常效率跟不上，订单容易被搁浅，促销成了一场管理负担。

解决方案：

电子合同系统通过集成ERP业务软件、订单管理系统、销售管理软件等，为食品行业打造一个线上销售文件签署平台。

内部销售人员，外部经销商、代理商、加盟商和客户，线上调用电子印章、电子签名，手机端就能随时签合同。

（销售类文件双签场景）

2、采购类

文件类型：原材料/设备/服务采购合同、招标文件、中标通知、评标报告

痛点：供应链是食品行业发展的核心支撑，食品生产原材料采购、门店装修装饰服务采购伴随着组织全年发展，各类招标文件、采购合同的签署效率，关系着整个上下游供应链的运转质量。

线下盖章不仅割裂了上下游信息，庞大的用纸、快递、人工沟通成本让整个供应链变得冗杂。

解决方案：

契约锁可以和ERP、SRM、OA等应用软件无缝对接，帮助组织在现有采购信息化管理平台的基础上，所有文件线上审批后直接盖电子印章，短信通知外部供应商，手机端轻松签字确认。

（采购类文件签署场景）

全面简化供应链文件签署成本，提升采购效率，通过全程电子化采购打通供应链上下游信息，让食品组织的采购更快一步，满足生产、门店扩展需求。

3、人事招聘类

文件类型：人事合同、就业协议、离职协议、各类证明文件、保密协议、竞业承诺书

痛点：一些连锁食品店、零售食品店，门店全国扩展，员工流动率常年保持高位，尤其是前端面向客户的服务人员，流动率更加频繁，再加上异地连锁经营的常态，大批量的人资文件用印需求让HR陷入机械化工作状态。

解决方案：

电子合同开放平台可以连接HR软件、OA办公系统，为食品行业打造人事文件审批、用印、签约、存储闭环，帮助解决证明文件内部用印、新员工签约、老员工续签等多种签署需求。

（人事文件签署场景）

现在，HR可以直接从业务管理系统发起签署，审核后自动盖电子印章，员工借助手机短信自动认证签约，全程身份保证，只需几分钟。

4、财务类

文件类型：对账单、报销单

痛点：伴随着全国化的分销网络及供应链的形成，数万名经销商、供应商合作下，每月都有大批量的对账单需求核销，核销效率越快，食品组织的采购、生产部门才能及时获取产品销售数据，组织的资金才能尽快回款、流动。

此外，采购、销售业务中会产生大批量的报销单，每月也会占据财务们一半的时间来处理，公司扩展越快，财务报销压力越大。

实体用章的局限性把财务们困在重复、机械、庞大的盖章环节，风险审批、萝卜章等纰漏很难完全筛查。

解决方案：

电子合同系统可以和企业的分销管理系统、财务软件集成，不仅可以将电子印章接入对账流程，实现对账数据、对账单、签字盖章全程电子化，还能解决内部报销单盖章需求，让订单、账单、财务数据全面共享，审批、用印、流转全程电子化。

5、资产类

文件类型：门店施工合同

痛点：各类连锁食品店、休闲食品品牌每年都会在全国建设实体门店，一些知名连锁品牌每年的扩展量就有好几千，门店装修过程中需要和施工单位签订施工合同，但是，门店遍布全国，总部要和施工单位远程签合同，只能靠邮寄，一遍遍和对接人沟通施工内容，效率跟不上企业整体的扩展速度。

解决方案：

通过集成到食品组织的OA办公系统、供应商系统后，总部在选定施工商后，直接在系统发起合同签署流程，线上盖电子印章，施工单位即时通过短信查收签署邀请，全程零快递，快速解决全国门店装修的异地用印需求。

小结：

生产、销售能力是食品组织市场竞争力的重要表现，轻便、智能、安全、无纸化的电子合同可以帮助组织释放业务一线签署成本，构建真正全程电子化的管理闭环。

目前，国家提倡加工制造业加快信息化部署，借助“互联网+”提升管理能力，电子合同作为组织信息化管理升级的最后一环，将帮助更多传统型食品行业打开新的管理方向，推动业务轻量化发展。