物流成本控制系列——电商物流SOP文档撰写和优化

在小型跨境电商企业工作过的人都知道，团队内是没有或者只有一份很粗略的公司电商物流流程和政策SOP，公司业务团队几乎每个人都是口口相传下来。但是，如果熟悉这项工作的员工离职了，会发生什么？答案是，他们会带着公司的电商物流流程和政策内容一起走，除非他们把它写在文档上。

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如果工作在一家大型跨境电商企业，员工可能会接受比较正式的培训。但是，这些电商物流流程培训资料是否包含过时的信息？它们是否还有用？当员工有问题时可以用来参考吗？

对于业务增长而言，记录自己公司业务的电商物流流程和政策听起来可能不是一个优先事项。毕竟，那时我们把这些时间用来管理订单或宣传自家品牌。但是，电商物流流程SOP文档是一种强大的公司资源，实际上电商物流流程SOP文档可以为我们带来更高的ROI。

以下是好的电商物流流程SOP文档给我们带来的好处：

• 1、快速上手：文档使公司的政策和流程标准化，使员工在执行工作方面上更快上手。
• 2、参考答案：当员工在遇到问题时可以参考文档获得正确的解决方案。这也意味着专注于解决实际问题的高级员工更少受到干扰，如降低物流成本等等。
• 3、信息同步：文档同步团队成员之间和其他团队之间的知识。每个人都知道什么是可预测的，并以一致的方式工作。
• 4、风险把控：即使关键员工不缺岗，工作也不会受影响。
• 5、优化业务：书面文档提供了审查和改进流程的机会。我么可以确定是否自己正在以最有效的方式做事，如果我们的团队有更好的优化方法，他们也可以提供反馈。

您应该如何记录您的文档？

您需要知道您将要记录的电商物流流程SOP内容。以下是帮助您入门的一些建议：

跨境电商物流运输中的内容

这主题可能包括以下内容：

1、储存物资的地方

2、何时以及如何订购更多物资（或在您低价时提醒谁）

跨境电商物流每日的运输流程

1、哪些订单应该先拣货和包装？

2、特定跨境电商物流承运人什么时候取货？

3、哪些跨境电商物流承运人需要提交清单以及如何创建这些清单？

4、哪些货物需要额外的文件（如报关单）以及如何创建这些文件？

5、此部分还可以包括运营商账户和联系信息等详细内容。如果您的账户出现了问题，您公司中的谁会负责处理这个问题，他们会联系谁来解决这个问题？

跨境电商物流运输必知信息

1、是否需要对某些产品使用特定的包装？

2、对于某些物品或物品组合，是否有特殊的包装材料或技术？

3、什么时候应该使用某个承运人和某种服务？

4、您的员工应该如何处理异常订单或特殊情况？例如，在什么情况下您可以使用多件包裹运输？或者，您何时将订单拆分为不同的货件或将多个订单合并为一个货件？

5、当订单包含缺货商品时，您会怎么做？

6、在什么情况下你会联系客户，这样做的指导方针是什么？

7、谁是您的业务负责人？如果出现您没有想到的情况（最终会发生），谁是首选负责人员，如何联系到他们（电话分机、电子邮件、办公地点）？

文本组织方式

最后，您需要以对您的团队有意义的方式来组织这些信息。无论您的文档采用何种最终格式（打印文本、电子文档、Wiki存档 等），都有一些经过验证的可靠方法可以帮助您轻松使用和理解文档。

按主题分组信息

使用标题（大粗体）来标识每个主题，以便读者可以快速找到他们正在寻找的内容。

对于打印的文档，请考虑使用标签分隔符或不同颜色的纸来指示每个部分。

1、以每个部分中最重要的信息开头。

2、使用列表！与完整的段落不同，列表可以更轻松地识别关键信息。如果顺序重要，请使用编号列表，如果顺序无关紧要，请使用项目符号列表。

3、按应执行的顺序列出任何程序或任务（按时间顺序）

4、保持句子和段落简短，切中要害。一种方法是使用主动语言。如果您要告诉某人做某事，请直接告诉他们去做！避免使用“你可以”或“尝试”或“应该完成”之类的词。相反，使用“必须”和“应该”，这样就不会产生歧义。

使用表格来呈现重复信息。这对以下情况很有用：

1、姓名、电话号码和电子邮件地址列表

2、产品清单及其所需的包装和运输服务

3、产品或供应品的仓库位置列表

4、如果某些事情难以用文字解释，请用图像说明。

5、包括指向您可能提到的资源的链接。例如，您邮政账号的国际运输规定或登录页面。

6、如果文档多于几页，则有一个目录。大多数数字工具可以为您自动生成这些，特别是如果您正确使用标题！

7、如果可以让读者更轻松，请不要害怕重复展示某些内容。例如，仅仅因为文档末尾有一个包含每个人姓名和电话号码的联系人列表，并不意味着您不能在耗材部分包含办公室经理的联系信息。

8、如果您的组织内有不同的人负责不同的事情，您可能还需要按角色分离内容。这可能意味着您拥有完全独立的文档集，或者可能意味着一组文档中有不同的内容。无论哪种方式，都要让每个执行每个角色的人清楚他们的职责是什么。

结论

回顾我的书商时代，我意识到独立书店的顾客既忠诚又宽容。没有客户因为他们的书发货晚了而威胁退货。但是，对于大多数其他电子商务领域而言，情况并不一定如此。在大多数情况下，如果您的客户的期望没有得到满足，他们将不会成为您的回头客。