用 WorkBuddy 写机关材料：一套能直接送审的三段式工作流

在机关写材料，最耗人的从来不是"不会写"，而是三件事：翻旧稿找到能用的句子、猜领导这次想听什么、改到第五稿还在动骨架。

我拿 WorkBuddy 跑了一段时间的讲话稿和综合材料，摸索出一套相对稳定的做法。它不是"让 AI 替我写"，而是把前面那三件耗人的事接过去，让我把精力留在判断上。下面这套流程，按顺序做，第一次用大概二十分钟能搭好，之后每篇稿子都能省下大半天。

一、先建素材库，别让 AI 从零编

很多人第一次用 AI 写公文，直接把题目丢进去，结果出来一篇"放之四海而皆准"的空话。问题不在模型，在于它手里没有你的材料。

机关材料的价值全在具体：本县去年的增速是多少、这项工作的牵头单位是哪个、上次会议定了几件事。这些 AI 都不知道，你让它写，它只能编。正确做法是先花一次时间，把本地存量的材料收进一个文件夹——近三年的工作总结、汇报、领导讲话、上级文件。然后每次动笔前，让 WorkBuddy 先读这个库：

先读我素材库里的近两年政府工作报告和常委会讲话，梳理出本县在产业发展、民生保障两块的高频表述和常用数据口径，列给我看。

它读完给你的东西，就是你这篇稿子的"底料"。这里有个必须守住的规矩：数据、人名、时间、文件名，凡是库里没有的，一律标成"待补"，绝不让它自己填。宁可留空，也不能错。二、让 AI 学"领导的风格"，不是学"公文模板"

公文模板网上到处都是，但每个领导的语言习惯是独一份的：有人喜欢四段式，有人上来就讲问题；有人要求成绩部分不超过两成篇幅，有人偏好数据密集、结构齐整。

这一步的关键动作，是把风格写成一份"卡片"存起来。我的做法是拆一份领导高度认可的稿子，把它的骨架、句式、段落比例、甚至常用的连接词全部记下来，形成一份不超过两页的说明。以后每写这个领导的材料，先让 AI 读这份卡片。

写之前先读风格卡。按四段式骨架来：站位、成绩（不超过两成）、问题、要求。要求段每一条都要带责任单位和时限。

效果差别很大。不加这一步，出来的稿子"像公文但不像他的"；加了这一步，至少骨架和语气是对的，改起来是在改内容，不是在改结构。

还有一个容易踩的坑：不同文体不能混着用。工作汇报是陈述，动员讲话是推动，党课是说理，主持词是串场。同一个人的风格卡，也要按文种分开写，不然会把汇报材料写出讲话腔。

三、改稿优先于重写

这条是老手的习惯，也是 AI 用得好不好的分水岭。

收到一份要改的旧稿，不要删掉重来。把原稿交给它，明确说"沿这个骨架和语言习惯改，不要另起炉灶"，然后一次只提一类要求：

这稿子保留结构，只做三件事：一是把第二部分的三个小标题改成并列结构、字数对齐；二是把空转的过渡段删掉；三是所有"进一步""不断""切实"这类词，能删的删。

改完让它附一份"本轮修改清单"，写清改了哪几处、为什么改。这份清单在送审时特别有用——领导问"这版和上版有什么不同"，你不用回忆。

四、几个可以直接抄的提问模板

• 提炼：把这份 8000 字的汇报压成 1200 字，保留所有数据，砍掉形容词和表态句。
• 对齐：检查全文层次序数是否规范（一、（一）、1.、（1）），标点数字是否统一，列出问题清单。
• 查空：找出全文中没有具体内容的段落——只有形容词、没有事实和动作的句子，逐条标出来。
• 排序：按职务顺序检查文中出现的领导名单，有不规范的直接指出。
• 最后这条特别值得用。领导排序出错是硬伤，人眼在长文里很容易漏，机器不会。

五、踩过的三个坑

一是让它自由发挥数据。 前面说过，必须锁死"待补"。我现在固定加一句：不确定的信息写〔待补：××〕，不许猜。

二是把内部材料整段贴进公开的 AI 对话。 涉及未公开内容的，先脱敏，把单位名换成"某县"、数据换成区间，再让它处理结构问题。

三是以为它一次能出终稿。 它是帮你把"从 0 到 60 分"的时间从两天压到两小时，60 到 90 分那一段，还是得自己判断。这一点想通了，用起来就不别扭了。

最后

这套流程真正改变的，不是我写得多快，而是我不再把时间花在翻旧稿和调格式上。省下来的时间，用来想这篇稿子到底要解决什么问题——那才是文字岗该花力气的地方。

工具不会替你负责，但它能把不该由你负责的琐碎事接走。