如何确定会议活动举办时间 活动时间选择考虑哪些因素

在会议活动筹备当中，确定举办时间是比较核心的一个部分，时间选择的合适程度能决定活动策划的成功概率。下面就来进一步了解在活动策划中时间的选择方法。

一、选择合适的举办时间，活动效果加倍。

活动策划中，时间具有非常大的作用：若时间选择不恰当，则会影响活动的举办效果；若时间选择恰当，则会成为促进活动成功的利器。活动举办时间影响着活动出席人数、出席者的逗留时间、受关注程度。例如，活动时间安排在工作日的晚上，第二天出席者多要上早班，则会出现出席者逗留时间短的情况。活动时间太短，则很难在出席者心中产生深刻的印象，活动效果也会不佳。

此外，在筹办活动的过程中，总会遇到各种各样的问题。例如，难找到合适的活动场地、难以联系合适的娱乐节目等。解决问题需要时间，由此，活动策划团队需要将活动策划时间整体性地计算出来，避免出现时间不够用的状况活动策划团队在计算活动时间时，需要考虑以下三个问题：（1）确定从策划到布置到举办活动的整体时间周期。（2）计算每个活动项目需要花费的时间。（3）解决已知问题所要花费的时间。对于线上会议，提前做好云会场的搭建、测试、彩排，利用短信推送、签到功能来通知、统计，继而把控出席者情况。

二、预留活动时间，做好准备。

一般来说，活动时间分为3个阶段，即活动准备时间、活动协调时间和活动开始与结束时间。这3个阶段都需要根据活动的内容、活动的目的等因素进行时间的把控和选择。在活动策划中，需要预留一部分的时间来规避、检查活动整体准备情况，若发现问题也可用预留时间进行解决。一般来说，预留时间可为1~3天，在预留时间中，需要做以下两件事：一是活动策划团队要一一检查各部门的准备状况；二是了解各节目可执行能力，以及工作人员的状态。

三、活动举办时间选择考虑哪些因素？

活动策划者在选择活动时间的过程中，所需要考虑的问题包括4个方面，即具体日期、具体时间、活动时长和预留时间。活动策划者在制定活动时间的过程中，所需要考虑的因素：

（1）关于出席者。避开出席者工作日时间，最好选择星期五的晚上至星期天的下午的时间段。

（2）关于主讲人。若主讲人是公司高管，则需要考虑主讲人的时间安排表。

（3）关于天气。天气不好，会影响出席者、工作人员的心情，且对出行有所影响，很有可能会让出席者产生不出席活动的念头。

（4）关于高峰期。若在工作日进行活动，则需要避免在下班高峰期结束，如下午 16:30~17:00。

（5）居民生活习惯。开展时间不要太早或太晚，且历时不宜过长，一般控制在 1~2 个小时比较合适。

（6）注意风俗习惯。若主要出席者是外国人或者有宗教信仰的人，就需要注意他们所忌讳的数字，或者考虑是否与宗教信仰发生冲突。

（7）适当选择节日。活动最好能借助节日来烘托气氛，可是像春节这样的节日，大家都希望和家人在一起过年，若是在这样的节日举办活动，邀请到出席者有一定的难度。

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媒体邀约是指公司或企业在根据其公关事件类型，如合作签约、开业上市、新品发布等，分别向不同类型的媒体发出的邀请，由媒体记者到现场采访报道，并在相应的媒体平台进行传播。也可以理解为邀请媒体记者现场采访。

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