调查与数据分析│组织机构大数据类型及归档基本情况调查

摘要：调查显示不同机构对归档问题关注程度不同，差异巨大；参与者学历高，外专业及管理与业务者多，本专业者少；业务系统普遍使用，综合为主；数据类型众多，非文本为主；数据归档以全部、定期、在线、有制度的多；归档范围上多持“能归多归”的观点。建议采用交叉对比的方法，着力在7个方面进一步加大研究力度。

关键词：大数据、类型、归档、调查

按河南省档案局科研计划项目《大数据与电子政务文件归档范围研究》（2017-X-10）计划，课题组于20180208至20180209通过微信进行了一次调查。调查收回有效问卷201份。回收率与有效率均为100%。调查时的浏览量603次，使用独立IP184个，问卷填写率33.33%。问卷平均用时00:02:32。

一、基本情况

1．所在机构类型：有效问卷中，行政机关29个，占14.43%；事业单位119个，占59.2%；企业35个，占17.41%；社会团体4个，占1.99%；其他14个，占6.97%。

2.单位是否使用有业务信息系统：有效问卷中，是155个，占77.11%；否15个，占7.46%；不清楚31个，占15.42%。

3.单位使用的业务信息系统类型：有效问卷中，综合110个，占54.73%；行业55个，占27.36%；专业76个，占37.81%；单一22个，占10.95%；其他26个，占12.94%。

4.单位业务信息系统生成的数据类型：有效问卷中，文本126个，占62.69%；电子表格130个，占64.68%；电子邮件53个，占26.37%；数据库115个，占57.21%；视频36个，占17.91%；音频33个，占16.42%；图形图像54个，占26.87%；网页55个，占27.36%；程序36个，占17.91%；其他23个，占11.44%。

5.单位生成的数据是否进行了归档：有效问卷中，全部归档87个，占43.28%；部分归档77个，占38.31%；全部没有归档8个，占3.98%；不清楚29个，占14.43%。

6.单位生成数据的归档范围应是：有效问卷中，全部数据74个，占36.82%；部分数据19个，占9.45%；重要数据46个，占22.89%；应归档数据45个，占22.39%；未考虑过17个，占8.46%。

7.单位目前数据归档范围：有效问卷中，全部数据56个，占27.86%；部分数据44个，占21.89%；重要数据38个，占18.91%；应归档数据35个，占17.41%；不清楚28个，占13.93%。

8.单位生成数据的归档时间：有效问卷中，随时归档57个，占28.36%；办结归档47个，占23.38%；定期归档97个，占48.26%；不定期归档31个，占15.42%；不清楚28个，占13.93%。

9.单位生成数据的归档方式：有效问卷中，在线归档104个，占51.74%；离线归档79个，占39.3%；不清楚46个，占22.89%。

10.单位是否有数据归档制度或规范：有效问卷中，有132个，占65.67%；没有29个，占14.43%；不清楚40个，占19.9%。

11.目前所在的部门：有效问卷中，管理62个，占30.85%；业务54个，占26.87%；辅助（档案、图书、情报）38个，占18.91%；服务21个，占10.45%；其他26个，占12.94%。

12.曾经工作过的部门：有效问卷中，管理104个，占51.74%；业务82个，占40.8%；辅助（档案、图书、情报）53个，占26.37%；服务43个，占21.39%；其他32个，占15.92%。

13所在的岗位：有效问卷中，单位法人10个，占4.98%；中层管理者54个，占26.87%；普通员工104个，占51.74%；档案管理者49个，占24.38%。

14.专业背景：20份有效问卷中，工科51个，占25.37%；理科35个，占17.41%；农学6个，占2.99%；文科63个，占31.34%；艺术2个，占1%；社会12个，占5.97%；法学12个，占5.97%；信息18个，占8.96%；其他34个，占16.92%。

15学历（最高）背景：有效问卷中，高中以下8个，占3.98%；大专24个，占11.94%；本科111个，占55.22%；研究生50个，占24.88%；研究生以上8个，占3.98%。

二、基本分析

1.不同类型机构对此问题的关注度。在5种机构中，参与调查最多的是事业单位，占全部参加调查人员的近60%，其他机构均不足10%，最少的只有不足2%，不到事业单位的1/30。差异巨大。

2、参与者学历、专业、经历、岗位背景。参与者的学历从高中至博士，以本科为主（55.22%），研究生次之（24.88%）。专业涉及工、理、农、文、艺术、社会、法、信息和其他9个大类。文科最高（31.34%），工科次之（25.37%），理科再次（17.41%），与档案相关的信息学科只排第五（8.96%）。多来自管理（当前30.85%\曾经51.74%）和业务（当前26.87%\曾经40.8%）。与档案管理相关岗位居中（当前18.91%\曾经26.37%）。普通员工居多（51.74%），档案管理者（24.38%）不及中层管理者（26.87%）人多。

3业务系统与数据类型。大多数单位在使用各种业务信息系统（77.11%），明确表示本单位没有使用业务信息系统的只占少数（7.46%）。单位使用的业务信息系统中：综合业务信息系统最多（54.73%），专业业务信息系统次之（37.81%），行业业务信息系统再次之（27.36%），占；单一业务信息系统最少（10.95%）22个。各种业务信息系统生成的数据类型超过10种：电子表格上比最高（64.68%），文本文件次之（62.69%），数据库再次之（57.21%），网页第四（27.36%），图形图像第五（26.87%），电子邮件位居第六（26.37%）。其后依次是视频、程序、音频、其他。

4归档情况。数据全部归档的最多（43.28%），部分归档的次之（38.31%），全部没有归档最少（3.98%）。归档时间以定期归档最多（48.26%），随时归档次之（28.36%）办结归档再次之（23.38%），不定期归档最少（15.42%）归档方式以在线（51.74%）为主，离线（39.3%）为辅。多数单位（65.67%）有数据归档制度或规范，没有归档制度或规范的不足15%。

5归档范围。认为应归全部数据的最多（36.82%），应归重要数据（22.89%）和应归档数据（22.39%）基本相当，认为应归部分数据最少（9.45%）。实践中归档全部数据最多（27.86%），归档部分数据次之（21.89%）归档重要数据第三（18.91%），归档应归数据最少（17.41%）。

三、结论与方向

综上分析，我们可以得出如下结论：

1、参与调查的不同机构对数据类型与归档问题的关注程度不同，且差异巨大。

2、参与者的学历高，多来自档案专业之外，从事管理与业务工作者多，档案专业并从事本专业者少。

3、各种业务系统已经普遍使用，以综合系统为多。业务信息系统生成的数据类型众多。非文本数据已成主要类型。

4、数据归档以全部、定期、在线、有制度的多，部分、不定期、离线、没制度的少。

5、归档范围上，认识上全部数据、部分数据和重要数据应归档率均高于实践，表明参加调查者多持“能归多归”观点。

依据上述结论，笔者认为：大数据环境下数据归档范围研究，应进一步采用交叉对比的方法，在参与度（填写率）反映出的信息，不同类型机构的数据类型与归档范围有那些区别与特点，数据工作者的学历、专业、部门与岗位背景的影响及影响程度，各业务系统与数据的类型及数量变化造成的影响，归档制度、范围、周期、方式的具体情况，数据归档认识与实践上的差距，以及“能归多归”的可行性7个方面着力。

*本文系2017年河南省档案局科技计划项目《大数据与电子政务文件归档范围研究》（批准号2017-X-10）阶段性成果。

（作者单位：河南工学院）