活用数字工具，你学废了吗

科技始终来自于人性，为了精进效率而开发各式各样的数字工具，没想到带来另类反扑。根据《Fast Company》统计，因疫情在家办公的员工，有75%因为使用过于频繁而遇到digital overload的难关，反而削弱工作效率、引发倦怠。

对于数字工具的使用，不光是远程办公，我们今天的工作几乎都离不开数字工具。尤其是近年随着混合办公盛行，许多人开始接触不同的数字工具。根据一项网络问卷调查，相较前一年，2022年混合式工作从65%增加到73%，JLL在《未来办公调研报告》统计，69%的企业已经部署促进办公协作的科技工具。

对于混合办公，Cisco在《2022全球混合工作调查》中，归纳出混合办公的4大重点，分别是：

1、弹性的工作排程；

2、增加科技的使用；

3、大幅缩短通勤时间；

4、善用虚拟会议与协同合作工具。

由此可见，科技与数字工具的使用，在未来不可或缺。那么如何才能在浩如烟海的App Store中挑选出合适的数字工具呢？总结起来就是四个字“极简主义”。

我们很多人总是喜欢下载、安装很多App、程序或服务，我也经常会看到一些人的屏幕密密麻麻，其实工具并不是愈多愈好。Nielsen Norman Group在一项“大量使用数字工具是否能真正提高效率”的研究中发现，公司内部使用大量数字工具时，反而让员工带来认知负担，经常不知道什么场景要使用哪些工具，在不同工具间转换也让人烦躁。《Fast Company》在一项统计中发现，已经有高达75%人因饱受各种讯息与提醒轰炸，难以专注。

所以，数字工具并不是愈多愈好。什么样的数字工具才是我们真正需要的呢？这就需要先简单分析一下我们在工作中的痛点。

痛点1：时间管理。对于上班族来说，如何善用8小时时间至关重要，同时还得面临混合办公的大魔头──拖延症候群。

痛点2：心流管理。心流是一个人全神贯注于某件事而浑然忘我的境界，对于工作者来说，心流就是进入深度工作模式。

痛点3：协作管理。协作不只有沟通，还牵涉到优先权协理。

接下来，我们就从这三个痛点入手，看看有哪些数字工具。

一、时间管理。我们经常要面对非常繁杂的事务，计划、待办事项等等散落在邮件、备忘录、会议纪录以及笔记本中，规划行程时还得先想起资料放在哪里，导致得花更多时间精力来进行时间管理。这种情况，我们可以利用Google系统工具的Gmail、日历、 Task等，让我们在单一系统就能完成时间管理，降低转换时间。

1、管理时间。通过Google日历设定2种日历。一是个人行程，包括会议、活动与行程等；二是工作进度，包括工作、任务、项目等的时程及完成度，就能囊括大部分需求。

2、管理预约。透过Google日历“预约时间表”功能，能够有效开放对谈时间，可以应用于绩效面谈、一对一开会等预约管理。

3、管理任务。利用Gmail+Task+日历，将工作邮件串联日历:将邮件的资讯与日历串联，即可用Google日历记住邮件的执行日期与期限，而且日历可以连结回信件本体，相关资讯不遗漏。

4、管理年度计划。利用Google日历周期性功能，提前通知以及结合心得记录，让年度计划成功。

二、心流管理。你在需要全神贯注的专心工作时，是不是会经常被不在预期内的电话、讯息及通知打断思绪，甚至偶尔不小心掉进社群网站的精神屋内。随着愈来愈多人变成知识工作者，深度工作已经变成重要资产，如何才能确保我们能够深度工作呢？

1、强迫不分心。利用Cold Turkey Blocker|强迫断网，让自己无法上网分心，这对于三不五时就会打开社群媒体看好友动态的人来说特别有效，同时还可以搭配Pomodoro Technique工作法，例如设定25分钟专心，5分钟休息等，让自己更加高效。

2、减少扰人通知。在想专心工作时开启手机专注模式，此时段只有指定的人、指定的App会显示通知，甚至设定好时间与地点，手机会自动判断，当你一抵达公司或上班时间就进入手机专注模式。

3、设定心流时间。进入专注状态时，利用Google日历通知主管及同事，让他们知道你还在认真上班，只是需要不被通知打扰的空间。事先通知可以避免不必要的误会。切记不要当个安静启动防护罩的角落生物。

4、分清主次。进入心流状态的重点是别让不重要的事情介入，利用Gmail邮件分类的自动化设定，把不重要的如社交、促销、新闻等邮件，延后到处理琐事的时间才出现。

三、协作管理。未来的产业是生态，未来的工作是协作。协作不仅是能够能让团队成员之间随时掌握彼此的想法、进度、更新，还要能够协同处理。

1、任务进度可视化。利用Trello+Google云进行多人协作时的档案管理。Trello功能简约，并且可以与团队沟通平台、社群平台相互扩充连结，Google云可以结合任务，避免临时找不到档案。

2、管理看板。利用Notion|自建项目管理看板，虽然对于初学者，Notion|可能一开始很难入手，但可以透过使用模板，降低进入门槛，而且Notion的自由度非常高。

3、分工透明化。多人协作时，可利用Notion的提及、评论与历史纪录功能，共享所有相关任务与资讯。确保每位团队成员能即时更新、查看专案进度，让远端沟通效率最大化。

今天的科技已极度发达，虽然AI能模仿人，但洞见、推理、演绎还是需要人的思考脉络，随着讯息不断涌入，我们要有能力过滤讯息、重新排序手边任务，并且能善用数字工具协助我们进行敏捷思考，这样我们才能花时间在更有意义的事情上，让生活更有品质。