三种电子发票“原件”格式，到底该选哪一种格式保存？

根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会 [2020] 6号)和《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知》和《电子凭证会计数据标准》的通知，电子发票如果采用打印报销的方式进行报销，需要同时存档对应的电子发票原件。

但是众所周知，目前电子发票主要有三种“原件”格式，但是在报销的时候到底该选择哪一种文件下载保存呢？一文告诉您：

1、数电发票

目前，数电发票主要有两种：电子发票（普通发票）还是电子发票（增值税专用发票），细心的财务都会发现，在开具数电发票之后，都会显示三种格式的下载链接，点击可以选择该数电票的对应的版式文件。

根据管理要求，数电票原件存档需以XML格式文件进行存档，也就是说，XML格式的文件才是该数电发票的原件。

当然，基于XML格式文件的特性，如果单位是采取打印报销的方式进行报销入账，那么应该选择PDF或者OFD（二选一即可）下载打印报销，同时应下载XML格式的文件进行归档。

2、增值税电子专用发票

增值税电子专用发票开具后一般会提供两种下载格式：OFD和PDF格式。

根据文件管理要求，如需保存原件，需下载OFD格式文件进行保存，而之所以提供PDF格式文件版式预览（取名为PDF预览版下载），是因为OFD格式早期并未普及，一般的办公软件无法直接打开预览打印，提供预览版以方便打印报销。当然，现在主流的办公软件也已经支持直接打开预览打印了。所以增值税电子专用发票需要下载OFD格式文件进行存档。

3、增值税电子普通发票

这一类发票是比较容易搞错的。增值税电子普通发票提供了两种版式的原件，其中一类需要下载OFD格式的原件保存，另一类只需要下载PDF格式文件即可，具体区分如下：

需要下载OFD格式存档的原件：

这类发票和上一类增值税电子专用发票各版式文件一样，发票详情第一列显示为“项目名称”、右下角没有发票专用章。

需要下载PDF格式存档的原件：

这类发票版式内容与传统纸质的增值税普通发票一致，右下角加盖有发票专用章，发票详情第一列显示为“货物或应税劳务、服务名称”。

4、其他种类的电子发票

除这几类发票以外，财务多还会收到其他各式各样的电子发票（或电子票据等），这些文件一般只提供PDF格式文件，你需要下载pdf文件存档即可。

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