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文件都找不到,升职的怎么会是你?Excel动态目录来了!

文件太多,找不到自己需要的文件,如何进行管理呢?推荐大家可以做一个Excel文件目录,需要什么直接按下快捷键Ctrl+F进行查找,然后点击对应的文件名就能快速打开文件了,下面我们就来看下具体的操作方法

一、宏表函数FILES的作用

首先先来了解下什么是宏表函数,宏表函数是早期Excel中的产物,它是VBA的前身,现在已经被vba逐渐取代了,但是我们依然可以调用,只不过,只能通过定义名称与index函数来调用

FILES函数:返回文件夹下的所有文件名称

语法:=FILES(path)

参数:path:文件路径

需要注意的是如果文件夹中还有另一个文件夹嵌套在其中,这个嵌套的文件夹中的文件名称函数是无法获取的

以上就是这个函数的作用,下面我们就来使用它制作文件目录

二、获取文件名称

1.定义名称

首先我们点击【公式】功能组找到【定义名称】将名称设置为xx然后将公式设置为=FILES("C:\Users\yahui\Desktop\宏表函数\办公文件汇总\*.*")&T(NOW())

跟大家简单的讲解下这个公式,可以分为两部分

第一部分:FILES("C:\Users\yahui\Desktop\宏表函数\办公文件汇总\*.*")

这一部分是用于获取文件名称的,其中C:\Users\yahui\Desktop\宏表函数\办公文件汇总表示文件夹的路径

*.*用于代表文件名称,之前就跟大家介绍过,*号是通配符代表任意多个字符,在这里第一个*号代表文件名,第二个*号代表文件类型

第二部分:T(NOW()),刷新函数结果

宏表函数是不能实现自动更新的,我需要利用连接符号将T(NOW())与宏表函数连接起来强制刷新,T函数的作用是检测数据是不是文本,如果是文本就返回原样返回,不是文本就返回空值,而它的参数是now函数,这是一个数值,不是文本,所以函数或返回空值,不影响FILES函数获取的文件名称

2.获取文件名

文章之前就说过了,只能通过定义名称与index来使用,上一步我们已经定义过名称了,这一步我们来使用index函数获取文件名

我们只需要将函数设置为:=INDEX(xx,ROW(A1))然后向下填充即可,这样的话就能获取名称,如下动图所示,index函数的第一参数是我们定义的名称,这个函数是固定的大家直接使用即可

在这里需要注意的是如果想要实现添加文件自动更新,就需要向下多拖动一些公式,这个时候我们就需要利用iferror函数来屏蔽一下错误值,公式为:=IFERROR(INDEX(xx,ROW(A1)),"")

三、制作目录

制作目录我们利用HYPERLINK函数即可,首先我们需要复制下存放所有文件的文件夹的路径,然后将公式设置为:

=HYPERLINK("C:\Users\yahui\Desktop\宏表函数\办公文件汇总\"&A3,A3)

然后向下填充即可,这样的话我们点击文件名就能自动的打开文件

跟大家简单的讲解下这函数

第一参数:"C:\Users\yahui\Desktop\宏表函数\办公文件汇总\"&A3。就是文件路径

第二参数:A3,就是超链接显示的结果

如果你想要实现添加文件自动更新目录,为了防止出现错误值,可需要屏蔽下错误值,最终公式为:

=IFERROR(HYPERLINK("C:\Users\yahui\Desktop\宏表函数\办公文件汇总\"&A2,A2),"")

最后需要注意的是,因为在这里使用了宏表函数,我们需要将其格式另存为可以保存宏的格式,就是XLSM格式,否则的话是不能保存公式的

以上就是今天分享的方法,怎么样?你学会了吗?

  • 发表于:
  • 原文链接https://page.om.qq.com/page/Onr7MghezOkqp6PTeNp8YpZA0
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