供应链管理：建立响应型供应链模式的评估机制

供应链管理：建立响应型供应链模式的评估机制

在供应链管理中，建立响应型供应链模式至关重要。而其中的验收流程中的评估机制建设是不可或缺的一环。

作为资深供应链管理者，晓闲深知这一领域的复杂性和挑战性。他拥有油脂化工、精细化工、生物医药、食品行业以及电商行业等多个行业的供应链领域从业经历，对采购领域和财务分析有着深入的认知和洞察。

晓闲将带你一同探索如何在这个充满变数的世界中，构建出更加稳健、高效的供应网络。无论是面对消费者需求的快速变化，还是应对外部环境的不确定因素，晓闲都将用他的专业知识和丰富经验，为我们揭示供应链管理的核心策略。

评估机制建设

1.机制内涵

提到评估机制建设，首先我们要关注的就是评估机制到底是什么。

评估机制这个名称是有些不完整的，更加全面且完整的说法是流程评估机制。

流程评估机制是指：针对企业现有的验收流程和要点的执行效果，评估并分析流程的执行效果，通过异常定量以确定异常程度；此外，通过一定的措施对验收流程执行中的异常程度进行分析以及优化，以优化验收流程的执行效果。

简单的说，流程评估机制建设需要完成两件事，分别是：异常评估以及流程优化。

为了更加清晰地展示这个机制，晓闲下面将列举一些案例，帮助大家理解评估机制。

比如：某企业在对货物进行验收时，发现经常出现某种异常，比如货物经常爆仓，某些货物经常出现短缺，这些都属于验收中的异常问题，企业尝试了很多办法，发现没办法从根本上杜绝短缺以及爆仓的问题，那么，这类问题就属于评估机制建设的范畴。

针对上述问题，企业要对异常问题进行定量，这就是异常评估；此外，针对异常问题，企业要寻找到合适的解决方案，最终实现爆仓以及短缺的零概率或者低概率发生且不存在严重影响，这就是流程优化的范畴。

2.实施措施

针对前面所介绍的流程评估机制的2个方面内容，我们需要从不同的方面入手以实施相应的业务。异常评估和流程优化属于不同的业务范畴，需要采用不同的措施。

A.异常评估

异常评估的目标是对流程的执行效果进行评估，分析其执行效果并确定其中的问题，此外，在确定执行效果的问题之后，还需要完成对异常程度的定量分析。

简单地说，异常评估是由两部分构成的，分别是：异常确认以及异常定量。

a.异常确认

先来看一看异常确认这个模块。

在异常确认模块中，我们需要完成异常问题的确认。

在验收流程中，我们容易遇到的异常主要包括：无法出入库，货物短缺或爆仓，呆滞料等情况。

因此，在异常确认环节中，企业需要确认清楚上述异常现象是否出现过。

一旦异常情况出现，企业需要给出结论——存在异常。

实际上，在异常确认环节中，确认存在异常这只是最终的结论，而在这个环节中，企业要完成的工作主要是进行相关异常的记录，最终根据异常记录进行定性，即存在异常或者不存在异常。

但不论如何，整个环节的核心在于异常记录。

基于此，晓闲以下将进行异常记录的实施方法和措施的解释。

1）制定流程

对于企业或者各个责任部门（如仓储部、计划部等），需要制定异常记录的操作流程，在流程中，对异常记录的内容、要求、方法进行约定，以实现异常记录的标准化。

2）制定模板

异常记录工作不同于很多工作，这项工作的核心价值在于事后的数据分析。

如果其中的核心信息存在遗漏或者错误时，它将会导致后续的数据分析的结果异常，比如得出错误的评估结论等等风险。

因此，相关部门应当确定需要记录的信息内容，并依此制定合理的模板。

关于模板，晓闲认为主要有2个核心要求，分别是：

要求一：内容全面

即列出全部需要记录的内容，以防工作人员遗漏填写核心信息。

关于内容全面，晓闲需要特别强调，其中一些关键信息必须进行记录，比如发生日期甚至几点钟、异常物料的全面信息、异常物料的相关情况、异常的初步调查、异常记录时间和异常记录人。

要求二：版式设定

即要求设定一定的版式，方便后续的数据分析环节。

上面2个措施属于流程形式的措施，从时间轴来看，它属于异常记录之前的工作范畴，在实际管理工作中，我们还需要进行相应的执行工作，以便完成异常的记录以及评估。

3）异常记录

异常记录属于执行层面上的工作，对于异常记录环节，最核心的要求是按照实际情况以及业务流程进行记录。

4）异常定性

异常定性属于异常记录的最后一个环节。

在这个环节中，企业内部需要得出结论，是否存在某个异常。

其确定方法非常简单，一旦发生某个异常记录后，企业的结论就是存在此类异常。

在这个环节中，企业或者相关责任部门不需要制定异常情况的阈值，因为异常的阈值是0，凡是发生即为异常存在。

b.异常定量

在异常定量中，企业需要确定某种具体的异常发生的数量、频率和严重程度，并需要完成异常的定级工作，简单说来，在这个环节中，企业需要完成2件事，分别是：异常定量以及异常定级。

具体来看，企业该如何做呢？

措施如下：

1）制定标准

制定标准是异常定量环节中的核心工作。

制定标准是指：企业针对各个类型的异常现象的影响和特征，制定每类异常的异常等级标准，对于某些重要物料或者特殊物料，其分类等级的标准可能异于其他物料。

举例来说：关于物料短缺问题，由于评估发现每种物料的短缺影响无法区分影响级别高低，因此，企业不针对某种物料制定单独的物料短缺级别标准，而是采取完全一视同仁的短缺分级标准。

比如：企业对短缺问题设定了4个等级（A、B、C和D），A问题最严重，D问题最轻微，A等级对应每月单一物料发生短缺次数为10次及以上，B等级对应每月单一物料发生短缺次数为5次及以上，C等级对应每月单一物料发生短缺次数为1次及以上，D等级对应每月单一物料发生短缺次数为0次。

这里，需要强调的是：在制定标准时，必须明确说明异常的概念（比如：什么是短缺异常），应当明确分级的时间段，且必须制定明确的数量分级标准；此外，随着企业发展阶段的变化，企业可以调整等级标准；企业还可以根据需要，制定全部物料的同类型异常的综合分级标准，比如：A等级对应每月全部物料发生短缺的总次数为70次及以上。

2）异常统计

异常统计比较简单，这个步骤的主要任务是：统计出异常标准时间段对应的异常的数据。

比如：异常标准要求每月统计异常的，那么，在这个环节中，相关工作人员应当统计出每一种物料的每一类异常每月的发生次数。

需要强调的是：在这个环节中，异常统计的结果应当以表格的形式呈现，而且需要将不同时间段的异常放入同一个表格中，最终呈现异常随时间变化的数据表。

３）异常分级

异常分级是要根据制定的异常标准以及异常发生的统计结果，而评定出一个时间段的异常等级。

这个环节也比较简单，只要进行相应的等级打分即可，同样的，打分的结果应当在同一个表格中进行展示和呈现。

B.流程优化

前面已经解释了流程优化的内涵。

在这个环节中，企业的主要工作由两个部分构成，分别是：流程优化以及优化分析。

a.流程优化

流程优化是指：针对前述所发生的异常以及相应工作，采取一定的有效措施以改善验收流程执行的效果。

晓闲认为主要有如下两类改进措施。

1）前述文章方法

晓闲在验收流程的系列文章中曾经介绍了相关的方法和各个模块的管理方法。

在晓闲看来，如果企业发现自身在某个环节中发生了异常的，则首先应当对比自身的验收流程是否存在问题，如果验收流程存在问题，则可以参考晓闲的建议进行流程调整。

晓闲相信，在调整和优化流程中，验收的异常将会得到有效控制以及明显改善。

2）引入管理方法

在晓闲看来，引入管理方法是大幅提升异常管理效果的策略和措施。

在对异常进行管理时，5Why原则、8D质量报告等工具都是有效的管理方法。

5Why原则是指：针对异常问题，不断提问造成该问题发生的原因是什么，最终找到问题根源，一旦问题根源找到，企业可以针对发现的问题根源制定相应的解决方案。

而8D质量报告是指：针对出现的异常问题，分析其表面原因和深层次原因，并提出当下的解决方案以及杜绝问题发生的解决方案，此外，它还关注采取永久性解决方案后的执行效果，比如通常根源性措施实施半年后即可彻底解决问题的，那么，该报告会关注根源性措施何时开始实施，如实施半年后是否不再发生上述问题。

当然，对于企业而言，它还可以引入很多的管理方法，企业可以根据自身的特征引入适合自身的管理方法。

b.优化分析

优化分析是指：企业针对存在的异常问题，在采取一定的有效措施后，分析问题是否得到改善，进而得出问题是否改善的结论。

此外，在优化分析中，企业还需要得出改进是否需要持续的结论，比如某个物料的验收存在严重的异常，后续需要确认是否需要继续优化。如结论是需要继续优化，则继续推行改善；如结论是不再需要继续优化，则停止优化和改善。

具体措施如下：

1）制定标准

在这个环节中，企业需要制定针对每种异常停止优化的标准，标准应当定量。

比如针对物料S的短缺异常，企业设定停止优化的等级标准为C，即一旦物料S的短缺异常的评分等级进入C等级后，则企业停止继续改善物料S的短缺异常问题。

需要注意的是：改善的效果需要维持一段较长时间，才能认定改善的有效性，即在相应的标准中，需要给出改善的明确定义。

比如同样针对物料S的短缺异常的改善标准，其中可以制定标准物料S的短缺异常等级在被评定为C等级后，持续12个月每个月稳定在C等级的，判定其改善效果达到了C等级，属于真正的改善；而对于进行C等级后，第6个月变成了D等级，随后第7-15个月又回到C等级的，这种改善并不能判定为前12个月实现了真正的改善。

2）确认效果

确认效果是指：分析异常情况是否得到改善。

这个方法相对简单，主要是通过分析连续的月份评级结果，判断异常的定量结果是否得到了优化。

这个方法主要是用于分析改善效果的，属于中间环节的措施。

3）结果评定

结果评定是指：按照标准的要求得出某种物料的某种异常是否达到了最终改善结果的结论，并给出是否继续改善的结论。

比如：物料S的爆仓的改善标准为从首个月份达到等级B开始，连续24个月都处于B等级甚至C或D等级，这种水平达到了改善要求，此后可以不再继续实施爆仓改善措施。

现实的情况是物料S的爆仓等级首次达到等级B为2022年12月份，此后第23个月都处于C以及D等级，但在第24个月由回到了等级A，此时不满足连续24个月均处于B、C或D等级，此时，我们的评定结果应当是：改善不达标，企业需要继续改善物料S的爆仓问题。

如果从2022年12月份开始，物料S的爆仓异常的评定等级始终保持在C等级，且持续了24个月的，从第25个月开始，公司不再需要推进物料S的爆仓异常的改善工作，此时，我们的评定结果应当是：从第25个月开始，终止物料S的爆仓异常的改善，异常改善成功。

关于结果评定环节，我们需要明白一个关键点。

对于改善成功的方面，它并不是说：一旦改善成功，企业后续就可以放弃之前实施的改善措施，而是说企业继续按照前期的改善措施实施以保证后续的验收效果正常。

而对于改善失败，它可能意味着过去实施的改善措施是有问题的或者改善方法没问题但实施效果不佳，此时，企业应当对上述方法进行一次评估，确定方法是否有效，如确定方法无效的，则应当寻找更有效措施，而如果结论是方法最好但实施效率低的，企业应当想办法提高措施实施的效率。

以上为晓闲关于流程评估机制建设的理解。

关于这个系列，在写作的过程中，晓闲还是深有体会的，一个流程的实施往往不是简单的一个流程的事情，而是全方位、多层次实施的问题，属于系统工程，因此，往往流程制定者和组织应当深入斟酌每一个流程和制度要求。

关于流程，其中最核心的特征在于——不要轻易推出一个流程和提出某些操作要求，然后又轻易地改变它，而应当在推行一个流程时进行全面地论证以避免较多问题的产生。

当然，这里还是有个bug的，对于创业型公司而言，企业往往要在非常快的时间段内完成项目或者工作，如果流程实施太慢，也有问题，因此，对于这一类公司，如何权衡效率和流程的合理性往往是一个难题。

建立完善的评估机制是提升供应链管理效率的关键。

晓闲致力于为企业提供供应链管理方面的解决方案，助力企业实现业绩的持续增长。同时，他也关注采购管理者的个人成长，希望通过分享经验和策略，帮助他们在职业生涯中取得更大的突破。

无论您是企业家、供应链管理者还是对此领域感兴趣的读者，晓闲都欢迎您继续探索高效供应网络的奥秘，共同驶向成功的彼岸。