采购自动化的好处 采购流程自动化的关键点

近年来，数字化转型时代导致人们对简化和优化所有业务领域（包括采购）的工作流程越来越感兴趣。传统的采购流程是基于纸张的，建立在耗时、低效的手动流程之上，并受到瓶颈和不准确的困扰。人工智能 （AI） 和流程自动化等电子采购技术非常适合实现采购现代化的任务，尤其是机器人流程自动化。

机器人流程自动化是关键

采购专业人员在充满大量重复性任务和迭代、数据依赖型流程的世界中工作。当由人类执行时，这些任务和流程价值低，容易出现不准确，而且在浪费时间和错失机会方面代价高昂。

这里所讨论的“机器人”是一个软件机器人——一个专门的应用程序，它记录并重复一系列步骤来完成给定的任务。这些软件机器人可以打开和扫描电子邮件中的特定内容，并生成自动回复，填写和提交表格，或捕获并执行一系列特定任务以简化采购活动（例如，使用来自采购系统的信息自动填充采购订单）。

机器人流程自动化最大限度地减少了对人工干预的需求，让您的团队专注于更高价值的任务，同时在整个采购周期中带来更高的效率、准确性和成本节约。然而，要做到这一点，需要将RPA与人工智能相结合。

当 AI 遇见机器人

与许多人类不同，机器人擅长不折不扣地服从命令。然而，如果没有更先进的技术（人工智能）的帮助，即使是给定RPA系统中最高效的“机器人”，在面对不可预见的情况时也无能为力。

人工智能为辛勤工作的软件机器人提供了必要的合成智能，以根据不断变化的环境和突发事件调整、修改和优化工作流程。机器学习是一种更专业的人工智能形式，它允许软件应用从数据分析中收集到的见解来“学习”如何更有效地执行任务，根据历史模式进行预测，并为在采购系统内工作的任何人提供直观、用户友好的环境。

除了提高业务流程效率和缩短周期时间外，人工智能还可以将自然语言处理 （NLP） 等技术集成到您的采购解决方案的一部分加以利用时，RPA 和 AI 可以通过多种方式增强您的整个采购功能，包括：

简化的工作流程。采购自动化消除了最常见的采购流程中的人力和错误。具有内置意外事件和提醒功能的自动化审批工作流程消除了瓶颈和代价高昂的延迟。表单是自动填充的，无需耗时的数据输入。

采购工作流可以连接到您现有的企业资源规划系统（ERP系统）、法律团队和会计软件，以集成和集中数据，并在所有业务部门中提供更高的透明度和流程改进。

总支出可见性。自动化采购流程跟踪每笔交易，消除特立独行的支出，降低欺诈和盗窃的风险，同时确保准确的现金流计算。利益相关者可以从桌面和移动设备实时访问信息，并使用高级仪表板将原始数据转换为可操作的见解，以便更好地进行财务报告和规划。

更具战略性的采购。关键绩效指标 （KPI） 以及其他以绩效和节约为导向的见解。

降低成本，节省更多成本。只需消除纸张、手动流程、工作流程冗余以及大部分或全部人工干预的需要，采购自动化就可以在第一天就节省大量成本。AI 辅助的审批工作流程无需在既定参数范围内对支出进行人工干预，从而进一步节省成本，集中式数据管理将发票、采购订单、合同管理和审计的周期时间缩短了数小时。

从低价值的苦差事中解脱出来，您的团队可以专注于更具战略性和创新性的职责。无需季节性或临时帮助来处理发票等大批量任务，可以减少开销，数据分析可以揭示市场扩张、谈判更好的合同条款和定价以及与最值得信赖的供应商共享战略计划的隐藏机会。

总结

切换到自动化采购系统会带来巨大的好处，白码采购管理系统是从改进合同管理到更具战略性的，再到更高的支出可见性和改进的决策。了解这些技术的工作原理，以及它们帮助采购组织克服过去低效率的方式，是将自动化采购流程转变为更高的生产力和更健康的底线的第一步。