如何基于审批实现文件外发管控，阻断数据违规外流？

FTP可以说是实际中企业运用最广泛的文件传输方式，很多企业不仅内部传输文件使用FTP，在与外部合作伙伴协作时，也多采用FTP进行文件的外发和收取。例如半导体行业，默认的都是使用FTP进行文件外发，这时候，替换FTP的使用就显得“牵一发而动全身”，替换成本就非常高了。

各行各业的企业都存在与外部合作方进行文件交换的需求，但根据文件交换需求的频次、文件的重要性及合作的专业深度，可以将文件交换分为普通类和专业类。普通类的文件交换基于邮件等方式即可实现，但专业类的文件交换则需要借助专业的解决方案。

如律师事务所和各类客户的文件交换、大型零售企业和各级分销商的文件交换、大型高精制造业和供应商的文件交换等，其中会涉及很多的重要机密文件，包括客户信息、产品信息、订单数据等，此时既需要保证数据交换的高效性和准确性，还需要保障数据的合规性，避免数据违规外流。

在阻止数据违规外流的解决手段里，按流程的顺序来划分，包括事前干预、事中控制和事后审计。事前干预包括数据权限的管控、员工权限的分配；事中干预则包括文件交换审批和内容安检等；事后审计则是基于完整的日志记录进行审计工作。

在这三类流程里，最为重要和关键的就是事中控制，这可以及时切断重要数据外流。因此，对于企业来说，在与外部重要合作伙伴进行文件交换时，要实现严密的文件外发管控，审批是最为重要的一环。

很多企业也设有审批流程：员工在OA中发起申请和审批，领导审核完成后，员工带着审批单去找到IT部门，进行文件的外发操作。

这个过程虽然存在审批动作，但同时也存在较多问题：

1、审批和外发流程脱节，容易发生审批内容和外发内容不一致的情况

2、当员工有较多文件外发时，领导无法一一审批，更无法确定审批的文件和外发的文件真的一致

3、没有参考信息提供领导，好辅助其判断外发的文件是否有违规文件

4、OA的审批功能不够全面，无没有代审、转审等，领导出差或闭关参加会议时，会造成时间延误，无法及时处理

5、整个审批环节没有完整的日志记录，且无法和文件外发操作一一对应

企业要实现完善的文件外发管控，审批环节是关键，但基于OA系统或企业微信、钉钉等进行审批，始终会存在上述问题。对于专业性的文件外发操作，企业该如何解决呢？

Ftrans B2B企业间⽂件安全交换系统，帮助企业实现与外部合作伙伴间安全可控、高效便捷的⽂件数据交换，并实施有效的数据保护，防止数据泄露。

Ftrans B2B企业间⽂件安全交换系统提供强大的审核功能，帮助企业实现文件外发管控：

系统提供内置的审批审核功能。管理员按照业务的需要建立传输审核审批流程。

系统支持审核审批触发条件配置管理，管理员可预制审核流程， 支持按组织架构、汇报关系 两种逻辑进行逐级审批；支持会签、或签、转审、抄送，支持审批通知。

按文件的发送批次 审批，“一事一审”，一批文件只需一个审批动作；可将文件自动检结果提供给审批人参考。

当文件名称、扩展名、单体文件大小、总文件大小、操作人及目标人范围等触发了审核条件时，系统将转向指定的人工审批流程。

系统提供审批前置，系统采用数据包裹的传输方式，在审批未通过前，数据处于待发状态，不 会留存于缓冲区，造成数据安全风险。

审批人员接收邮件通知后登陆平台，进入“我的审核”界面后对该发送行为进行人工审核。

审核通过后系统会将文件数据交换至接收人的收件箱内，该发送行为标签也会由审核中变为已 通过。

系统提供审核功能，也可以和 OA、BPM、workflow等系统进行外部审批集成。

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关于飞驰云联

飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商，长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案，公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户，现有客户超过500家，其中500强和上市企业150余家，覆盖终端用户超过40万，每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。