理论探讨│云环境中的数字文件管理策略研究——基于PROV政策的分析

摘 要：近年来，各国相继出台“云优先”战略，越来越多的文件在云环境中生成和管理。本文以澳大利亚维多利亚州公共文件局的相关政策为例，在对政策的制定背景、框架结构和基本内容进行分析的基础上，认为该政策对我国具有借鉴意义。就管理理念而言，凸显“超越前端的控制”和“双重融合”；就国家和地方层面的政策构建而言，应坚持前瞻性、系统性和应用性的原则；就准备采用云解决方案的组织机构而言，可通过风险评估、合规管理与完善云服务合同/协议等方式实现对机构文件资产的有效管理。

关键词：数字文件管理；云计算；风险评估；合规管理；云服务合同

Abstract：In recent years, some countries havesuccessively issued "Cloud First" strategies, and more and morerecords are generated and managed in the cloud environment. This paper takesthe relevant policies of Public Records Office Victoria as an example, andbased on the analysis of the background, frame structure and basic content ofthe policies, considers that this policy has reference significance for China.In terms of management philosophy, it highlights the "control beyond thefront" and "dual integration".In terms of policy construction atthe national and local levels, we should adhere to the principles of foresight,systematicness and applicability. And in terms of organizations preparing toadopt cloud solutions, effective management of the organization's recordsassets can be achieved through risk assessment, compliance management andimproved cloud service contracts / agreements.

Keywords：Digital Records Management; CloudComputing; Risk Assessment; Compliance Management; Cloud Service Contract

1引言

云计算是一种计算模型，实现无处不在、便捷、可通过网络按需访问的可配置计算资源池（如网络、服务器、存储、应用程序和服务）。[1]它不仅具有按需服务、资源共享、易于扩展、高效便捷的特点，而且能够发挥降低成本、创造价值的集成优势。基于此，部分档案学者对云计算在档案领域的应用前景进行了探索性研究。例如，黄新荣和谢光锋[2]提出了基于云存储技术的云备份方案；吕元智[3]将云计算应用于档案信息资源服务领域，构建了国家档案信息资源“云”共享服务模式；刘振鹏等[4]从业务需求和技术需求角度对基于云计算的区域电子健康档案系统的优势进行了详细分析。上述研究侧重“用”的层面，但涉及“管”的研究相对较少。随着业务系统逐渐迁向云端，海量文件在云环境中生成、存储，如何对这些文件进行有效控制和科学管理是档案领域亟需解决的现实问题。因此，本文将通过对澳大利亚维多利亚州公共文件局（Public Records Office Victoria，PROV）相关政策[5]的系统分析，梳理总结云环境中数字文件的管理理念、政策构建原则和策略制定方案，以期为我国提供参考借鉴。

2政策分析

2.1制定背景

2010至2011年，澳大利亚云服务的使用量急剧增加。2011年，包括澳大利亚税务局（Australian Taxation Office，ATO）在内的多家联邦政府机构使用了云服务。通过使用云服务，机构不再需要承担硬件和基础设施的资本投资负担，而且云计算能够在更广泛的范围内提供高效、灵活的ICT解决方案以及数据存储服务。维多利亚政府的云服务使用范围将会持续扩大，并进入新的领域。虽然采用云服务能够起到节约成本的作用，但风险往往与机遇并存，维多利亚政府应当确保自身所选择的任何解决方案都能满足有关公共文件的法规和政策要求，无论这些文件存储在哪里，都必须遵守PROV发布的强制性标准和规范。在此背景下，PROV制定了云计算政策，旨在明确云计算环境中的文件管理事宜。

2.2框架结构

PROV有关云计算的文件管理政策包括1份问题报告（issues paper）、1份政策文本（policy paper）和2份指南（guideline）。PROV在制定相关政策时，首先将其以问题报告的形式发布，以便利益相关者能够参与其中，为其提供改进方向和建议。正式的政策文本则另行发布，同时也会将相应的修改反映在问题报告中。在发布正式政策文本的同时，也会附上具体的操作指南，旨在为云环境中的数字文件管理工作提供基本要求、操作流程和工具方法。

2.3基本内容

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