广州市迈粟礼国际贸易有限公司是DIY烘焙、蛋糕模、裱花嘴、蛋糕转台等产品专业生产加工的公司,拥有完整、科学的质量管理体系,因公司诚信、实力和产品质量获得业界的认可,吸引了国内外订购用户。
迈粟礼公司生产的烘培工具工作流程公司的主要分为业务部(国内、国外)、采购部、生产部、仓储部、物流部门和财务部这7个部门。日常工作流程为:业务部接到国内外订单后确认订购需求、签署订购合同,交由采购部根据产品种类、数量、交货日期等信息去订原材料,然后由生产部门确定货物批次、生产工期、交货和出货日期完成产品的生产,再由仓储部入库和出库,物流部将货品送到客户手中。
在过去
在过去,需要通过纸质的单据、保存在各自电脑里的离线文档来推进各部门的工作,各部门之间工作相对脱节,需要管理层去不断推进和监督,没有形成一个工作的闭环。在订单高峰期时容易导致上下游配合错乱,制约公司的发展,这让作为管理层的李先生困扰不已。
迈粟礼公司的工作流程图现在
今年4月接触WPS⁺云办公,帮助其解决了一些棘手的问题:
1.文档上云,将各部门串联成一个整体
李先生按照「部门」和「业务」在云文档建立了不同的团队,并将公司所有员工邀请进相应的团队,线上推进各项工作。根据接单的先后顺序,列出时间轴在一个“生产部采购排单表”协同编辑,将各部门串联成一个整体:业务部接了订单就要在表格更新,采购部看到有订单就跟进采购,生产部跟进生产,优先下单的优先跟进。所有的跟单信息按照时间轴在表格中填充,超时的单子标红加急处理,减少沟通环节,提高效率。财务每月做统计时,直接找到相应列的数据做统计,可更快速计算出企业经营情况。数据如果出现问题,可以查看历史版本回溯,快速定位问题。
2.货品资料、合同文件便捷存储与提取
根据客户编号建立文件夹,记录合同扫描件信息、出货清单、产品图片、发货图片、订单成本文件,用于后续查看和确认,客户如果对订单有疑问的话,可以快速调出图片给客户确认,避免纠纷。
3.多端登录,出差途中也可管理公司
过去,在出差途中需求某份文件,只能由公司同事在QQ和微信离线传输截图和文件信息,稍不留意就可能淹没在群聊信息中,或因文件过期不能打开,在客户面前尴尬不已。现在,只需用同一个账户登录,不论是电脑、Pad还是手机设备均可登录,即可访问保存于云端的文档,随时随地处理工作文件,在出差途中可随时填写出货清单,或管理公司。
用户说“ 用WPS⁺云办公解决了之前的很多问题,我们现在将所有文档放在云,将各部门串联成一个整体,减少沟通环节,提高了效率,彼此之间的工作衔接变得顺畅很多。--迈粟礼CEO李先生”
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