做好储备分析，才能有备无患

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Vol.040 做好储备分析，才能有备无患|主播：萌萌

管理小学问，每日微课堂。

这里是光环微课堂，每天七点半，一起聊聊项目管理的修行之道。

今天我想和你分享的内容是“做好储备分析 ，才能有备无患”。

如果你也喜欢今天的文章，欢迎拉到文末给我们点个在看。

在制定预算的过程中，我们一定要考虑到风险的问题。通常风险的问题会体现在应急储备和管理储备上。

虽然应急储备和管理储备是不一样的两部分预算，但都属于是针对风险的储备。

在风险管理领域，我们可以对风险进行分类，一类叫“已知风险”，一类叫“未知风险”。

“已知风险”是我们前期已经识别出来的风险，这意味着我们已经做了很多风险管理的工作。

比如在报预算之前，我们认真的对项目风险进行了评估和管理，能够确定有哪些风险、这些风险有什么影响以及发生的可能性，这时候我们识别出来的风险就叫做“已知风险”。

为了应对已知风险，我们一定要预留出来一部分资金，这样可以帮助我们规避风险发生或者降低风险的影响。这部分资金我们可以放到应急储备里面。

当然，项目中还有很多风险是未知的，不管我们前期找了很多专家、做了多详细的风险评估，一定有一些风险是容易被忽略的，我们完全想象不到的风险。

针对这种未知风险，我们也要储备一部分资金，一旦风险发生之后，我们能有资源可以应对。这部分的储备，我们就把它叫做“管理储备”。

所以，应急储备和管理储备都是要"预留费用"的，并且要体现在预算中，只不过是二者的类别不同 ，管理方式也有一些差异。

因为很多时候，应急储备会放在项目经理手上，项目经理是可以对这部分储备进行支配的。

而管理储备，一般是针对未知的项目风险，这部分储备最好是放在项目管理办公室或者领导手上，因为未知风险没有发生的话，这部分钱就可以不用花了。

还有一块儿是我们之前讲过的质量成本，这里面的质量可能是项目过程的质量，也可能是可交付成果的质量。

不管是哪方面的质量，本质上都是产品满足客户需求程度的结果 ，为了让这个结果更好，在这个过程中我们是需要投入的。

这种投入可能会包括,改进控制过程的投入、加强检验的投入或者补救产品的投入。

比如说，我们做IT项目 ，很多时候是先让系统上线，一旦用户发现有问题，我们会回头再去进行修正或者升级，但升级是有成本的。

对很多项目来说，我们几乎可以预测，只要一上线肯定会有问题。那这样的问题是可以被当作缺陷被返回来的，所以我们从一开始就要留出一部分成本。

这部分成本就是用来提升项目管理过程的质量、改正项目上线后出现的各种缺陷的，我们把这部分成本叫做“质量成本”。

当然，除了应急储备、管理储备和质量成本之外，还有其他成本，这些都是我们在进行成本估算和制定项目预算的时候不能遗漏的。

之所以要说这些，是因为在很多企业中，质量成本、应急储备和管理储备很容易被忽略，这样一旦有大的问题和风险出现，项目的成本可能很快就不够用了。因为在项目一开始，就没有把出现风险之后，用来应对的资源给留出来。

所以，应对风险的预算是一定要留出来的，质量的预算也是要预留出来的。因为我们可以估算出来，在整个项目管理过程中，想提升质量肯定要花钱，如果不花钱，就必须要有一部分人专注在这件事情上，这些人的工时还是要算在成本里面的。

其实，不管多好的系统，上线之后一定会有各种不同的问题，肯定需要不断的升级，所以用来对系统升级、修复问题的资源，在一开始就需要预留出来。

说了这么多，目的还是希望项目经理在制定项目预算的时候，一定要预留出应对风险和提升质量的钱。否则，一旦项目出现问题，就会占用我们原本正常做项目的资源。

当我们形成整体的预算之后，这个预算需要获得项目管理委员会或领导的审批，经过审批之后的预算，就成了项目基准，这就是形成成本预算基准计划的过程。

你可以看一下图40-1，这张图可以让我们更清楚的了解，在整个项目过程中，需要关注哪些和成本基准有关的要素。

图40-1

在这张图里面，有两个维度，一个是累计成本，还有一个是时间，它反映的是项目时间和成本之间的变化趋势。从图中可以看出来，随着时间推移，项目所花费的成本是逐渐增加的。

在图中，那条蓝色的实线，就是我们制定的项目预算计划。不过，通常在项目中我们花的钱不可能是和项目预算完全保持一致的，很多时候都是围绕着项目预算浮动的。

这时候，我们就必须 要确定一个范围，项目实际成本围绕着成本基准在这个范围内浮动，才是可控的。

所以，在图片中会有两条虚线，在成本基准上面的，是项目成本的上限，在成本基准下面的，是项目成本的下限。两条虚线中间的区域，就是我们的容许偏差。当项目成本在“容许偏差”的范围内浮动，就是可控的。

所以，当我们在制定项目成本基准的时候，一定不是只有一个整体的数值就可以了，我们还要根据制定出的成本基准，定义出来一个“容许偏差”。

在项目执行过程中，我们需要持续关注实际的项目成本和项目预算计划之间的偏差有多大，把这个偏差值控制在“容许偏差”范围之内非常重要。

其实，项目成本基准就相当于为我们的项目定了一个标尺，结合它的容许偏差，我们就能知道在整个项目过程中，实际的项目成本是不是在我们期望的可控范围之内，这也是我们进行成本控制的基础。

好了，以上就是我们今天的全部内容，通过今天的内容你可以知道——

（1）“已知风险”是我们在项目前期已经识别出来的风险，为了应对已知风险，我们一定要预留出来一部分资金，这样可以帮助我们回避风险发生或降低风险带来的额影响。

（2）针对“未知风险”，同样需要预留出一部分资源，一旦发生风险，我们能够有资源去应对。

（3）为了提升项目管理过程中的质量，或者改正项目上线后的各种缺陷，也需要预留出一部分资源，这部分资源叫做“质量成本”。

（4）项目成本基准相当于给项目树立了一个标尺，结合它的容许偏差，我们可以知道在整个项目过程中，实际的项目成本是不是在可控的范围内，这也是我们进行成本控制的基础。

希望通过今天的内容，能够帮助你对项目的储备分析有比较清晰的了解，我们下期再见~

今日BGM

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今天我们使用的BGM是由Candy_Wind创作的纯音乐《青空》，收录在专辑《雨之翼》中。

虽然是没有一句歌词的纯音乐，但是《青空》仍然有着振奋人心的力量。整首曲子旋律悠长，听完让人不禁沉浸其中，跟随演奏者的思绪一起在美好的梦境翱翔，憧憬着更加美好的明天。