数字化MRO采购：获取和维持更多价值的新解决方案

文章编译：旭宁（托比研究院）

文章作者：Sean Buckley，Pieter Riedstra，Marta Mussacaleca，Eileen Smith（麦肯锡）

MRO行业价值流失问题普遍，其品类高复杂度和低成本特性制约了行业的价值管理。新兴数字化技术的诞生对解决价值流失起到了推动作用。

大多数大公司都具有先进的采购功能，为采购大型的产品和服务带来规范。有例外吗？就是MRO行业，部分原因是因为这是一个极具挑战性的管理类别。

MRO通常包括一个庞大、分散的供应商网络，销售类别从工具、安全设备再到清洁用品的所有产品。这些产品通常价格便宜并且是通用部件，因此会出现在规格、价格、合同条款和其他因素方面有了巨大差异。随着供应链体系的日益全球化和复杂化，采购选择的范围也越来越广，所面临的挑战也愈之增加。所造成的结果就是组织在不断的流失价值。

然而，新的数字工具正在帮助采购部门更好地理解、分析和改善其MRO支出。这些解决方案特别适合于重工产业，而重工产业又是MRO范畴中的最大支出之一。事实上，这些解决方案几乎适用于任何拥有或经营有形资产的任何组织。

这些解决方案的好处是巨大的：它们可以改善合同的合规性，减少多达30％的库存，并节省15％到20％的成本。更广泛地说，这些创新的解决方案可以帮助采购部门建立关键的数字基础架构和分析功能，从而将MRO转变为创造价值的类别，从而为采购与运营之间的协作树立新的先例。

在这里可以使用多种数字工具，我们认为有三个主要类别可成为落实解决方案快速实施并产生最大影响的最佳组合。他们分别是：运行高级文本分析减少重复采购的技术；进行数字仿真减少库存的技术；利用光学字符识别实现合同管理数字化的技术。总体来讲，这些数字工具可以为相关组织在克服MRO采购复杂性方面提供很大优势。

痛点：重复采购

解决方案：高级文本分析

大多数MRO数据集是极其混乱的，比如分类方法或命名约定的细微变化，会造成重复订单经常困扰着采购部门，从而导致他们以差距较大的价格从多个供应商处购买相同的商品。为了使混乱的订单变得有序，高级文本分析提供了一种强大的方法来清理数据集和消除了重复订单。

该解决方案实际上是通过标记与数据集中每个项目相关联的内容，并应用算法来匹配条目去标记重复项。品类经理通过验证全部或部分匹配的数据，创建新的分类标准。由此，对于特定零部件，企业可以以最低协商价格从小范围合格供应商中完成采购。

例如，一家拥有零散数据系统的全球金属公司发现，同样的实物有数百种SKU，然而它们的采购价格却大相径庭。通过使用高级分析，新实体匹配了数千个SKU，缩小了价格差距。还创建了一个通用目录，简化了分类管理，最重要的是将总体MRO支出减少了20%。

痛点：库存水平过高

解决方案：高级分析模拟

由于较高的安全库存目标和无法精准的预测，MRO库存通常远远高于必要水平。运用高级分析可以查看实际的使用数据，并运行迭代模拟来生成更准确的预测。该解决方案将当前库存水平与所需的需求及服务水平进行比较，分析工具可以确定最佳库存水平和位置。这样可以减少多达40%的库存，并减少10%的伴随成本。该工具还可以在实时仪表板上进行绩效可视化，从而使采购主管可以随时跟踪结果。

部署此解决方案的材料公司将MRO库存水平降低了40％，并将营运资金水平提高了20-30％。减少的部分来自淘汰过时的存货和滞销的物品，同时减少“松鼠储藏”——重要工具和其他维修人员为确保不会用完而囤积的秘密贮藏。此外，公司改进的分析和预测能力提高了采购职能的整体效率。

痛点：难以处理的合同管理

解决方案：光学字符识别软件

最后，由于零散的供应商和长尾类别产品，许多公司无法有效地管理供应商合同。这些合同可以采用许多不同的格式，通常会有pdf或纸质打印等，这使得合同管理成为一项费力的手工任务。光学字符识别解决方案可以将多种格式的合同数字化，并将PDF合同转换为可搜索的文本文件，并使用自然语言处理将关键词和短语与有价值的合同条款进行匹配，从而创建单个数据湖。该解决方案将合同管理时间从数月缩短至数分钟，从而使品类经理可以将时间用于其他增值战略活动。通过确认和执行已经存在的合同条款，通常还可以节省5%的成本。事实上，长期的潜在收益会更大，因为该解决方案生成了一个结构化的合同数据库，采购经理可以查询该数据库并使用该数据库为新的条款和条件创建自动触发器。

需要建立更智能的MRO采购机制

MRO采购的挑战是切实存在的，而且还在不断增加。但是，因为该过程可能是如此复杂和繁琐，许多组织干脆就放弃了——因为产品不贵，真正的价值会有多少？

这是一种短视的行为。高瞻远瞩的领导者会将MRO成本的上升视为变革的催化剂。有现成的数字工具可以把这个曾经充满挑战的类别变成最佳实践和创新的灯塔。数字解决方案在MRO采购中的价值是显而易见的：库存水平、库存单位和合同价值的漏损大幅降低，从而为财务业绩增量的提升打开了新的通道。

在如此多的机会受到威胁的情况下，每过去一天都意味着额外的价值损失。你的组织什么时候开始？

-END-