EXCEL如何制作下拉菜单？看完这波操作豁然开朗

人力资源部的小张最近被领导叫去谈话了，原因是小张做的表格经常会犯一些小错误。小张也在反思，平时工作的时候自己已经是非常小心谨慎了，但还是难以避免一些小失误。这让小张很苦恼……

图一

人力资源部的小张最近被领导叫去谈话了，原因是小张做的表格经常会犯一些小错误。小张也在反思，平时工作的时候自己已经是非常小心谨慎了，但还是难以避免一些小失误。这让小张很苦恼，但是也想不到什么好的方法。

EXCEL的工作步骤就是：数据录入数据处理数据分析数据输出。

数据录入工作的确是一个麻烦的事情，手工录入数据是很容易出现错误的，所以要想降低错误的概率，就一定要减少手工录入。

如果要输入的内容是固定的，那么我们完全可以使用下拉菜单这种形式，能够让我们直接勾选内容即可，这样既可以提高我们的录入效率，也可以避免录入错误。

下面我们就结合一个案例，学习一下吧。

图二

一、三种方法设置下拉菜单

例如我的这张工作表，要输入“部门”这个字段，大家都知道，一般情况下一个公司的部门是比较固定的。这个时候，我们就可以利用【数据】【数据验证】去设置一个下拉菜单，直接勾选即可。

设置下拉菜单有两种方式。

需要先输入勾选的字段，然后设置公式。如下图所示，先把需要输入的内容按顺序输入在工作表中。

图三

直接将勾选的内容输入在公式中，以英文状态下的逗号【,】做分隔，如下图所示。

图四

利用公式名称，更方便设置下拉菜单。其实这个步骤和第种方法是一样的，只不过我把需要输入的内容统一设置了一个名称，然后使得公式输入更加方便而已。使用这种方法，我是希望大家能够充分利用【公式名称】这个方法，让我们公式的输入更加简化和明了。

图五

小编建议：这三种方法都可以，从美观角度看，我喜欢第种方法。因为别人看不到字段，在工作表上也不会无意中修改或删除到字段。但是第种方法也是我比较推荐的方法，但是使用太多年EXCEL，可能会不习惯使用【公式名称】这个方法。

二、如何设置二级菜单

上面下拉菜单，我们通常叫做一级菜单，如果下面还有级别的话，就叫做二级菜单。

比如，一级菜单需要输入部门，二级菜单需要输入各个部门的员工。这个时候为了防止出错，我们也可以把各个部门的员工作为一个字段，需要输入的时候，勾选下拉菜单即可。

图六

上面图六，演示了如何设置二级菜单，其实很简单，和设置一级下拉菜单一样，只是区别在于，要多定义几个名称。记住，定义的名称，一定要和一级菜单里面的内容一致，否则就无法使用。同时我们增加了INDIRECT函数。

INDIRECT函数很简单，就是根据引用单元格的内容，找到他的具体数据。比如我在A2单元格中勾选了“采购部”，那么B3中就会查询到“采购部”的数据。而刚刚我们已经将“刘备”、“关羽”和“张飞”三个字段定义了名称“采购部”，他们三个就是采购部的具体数据。所以A3单元格中的下拉菜单会出现这三个员工。

这种方法是不是很简单？

图七

三、小编总结

小编建议：在我们使用EXCEL的过程中，要经常使用到下拉菜单，这样一方面会方便我们输入，同时也可以降低出错的概率。尤其是分发报表给别人的时候，我就只希望录入人按照我给的设定去勾选。这样当我收回报表的时候，就能够让单元格中的内容保持一致。否则的话一个“部门”字段，有的人可能输成“销售部”，有的人会简化输成“销售”。无形中，就给表格的汇总整理带来麻烦。所以，小编希望各位在遇到这样的问题时，尽可能地采用这种方法，提高工作效率和效果。