文本替换的这3种用法，你是否全都知道？

关注【新精英充电站】能力提升看得见！

在制作和编辑办公文档时，当遇到文档中输入的多处相同的文本错误，或者需要对文档中多处相同的文本需要进行修改时，熟练Word的人，基本上都会选择替换功能来批量实现，以便提高办公效率。

在Word中替换文本的用法也有多种，是一次性替换？还是逐个替换？亦或者是局部范围替换呢？这些都需要根据实际情况来进行选择。

今天就给大家讲讲文本替换的3种用法，以便我们快速选择替换方法。

1.全部替换文本

替换功能主要用于修改文档中的错误内容。当同一错误在文档中出现了多次时， 可以通过替换功能进行批量修改， 具体操作步骤如下。

Step 01 选择【替换】选项。在“公司概况 .docx”文档中，将光标插入点定位在文档的起始处；在【导航】窗格中单击搜索框右侧的下拉按钮 ；在弹出的下拉列表中选择【替换】 选项， 如图所示。

Step 02 查找和替换文本。打开【查找和替换】 对话框， 并自动定位在【替换】 选项卡，在【查找内容】 文本框中输入要查找的内容， 如输入“红太郎酒”；在【替换为】 文本框中输入要替换的内容， 如输入“语凤酒”；单击【全部替换】 按钮， 如图所示。

技能拓展——快速定位到【替换】选项卡

在要进行替换内容的文档中， 按【Ctrl+H】 组合键， 可快速打开【查找和替换】 对话框， 并自动定位在【替换】 选项卡。

Step 03 完成替换。Word 将对文档中所有“红太郎酒”一词进行替换操作，完成替换后， 在打开的提示框中单击【确定】 按钮， 如图所示。

Step 04 关闭对话框。返回【查找和替换】对话框， 单击【关闭】 按钮关闭该对话框， 如图所示。

Step 05 查看文档效果。返回文档，即可查看替换后的效果， 如图所示。

2．逐个替换文本

在进行替换操作时， 如果只是需要将部分内容进行替换， 则需要逐个替换， 以避免替换不该替换的内容。逐个替换的具体操作步骤如下。

Step 01 单击【替换】 按钮。在“公司概况 .docx”文档中，将光标插入点定位在文档的起始处；单击【开始】 选项卡【编辑】 组中的【替换】按钮， 如图所示。

Step 02 开始查找第 1 处。打开【查找和替换】 对话框，在【查找内容】文本框中输入查找内容， 如输入“语凤酒”；在【替换为】 文本框中输入替换内容， 如输入“鲁干酒”；单击【查找下一处】 按钮， 如图所示。

Step 03 替换查找到的内容。Word 将开始进行查找， 当找到查找内容出现的第 1 个位置时，用户需要先判断是否要进行替换。若要替换， 则单击【替换】 按钮进行替换；若不需要替换，则单击【查找下一处】 按钮。本例中此处需要替换， 因此单击【替换】 按钮， 如图所示。

Step 04 继续替换第 2 处内容。Word 将替换当前查找到的内容， 并自动查找出第 2 处内容， 单击【替换】 按钮进行替换， 如图所示。

Step 05 忽略查找到的内容。替换当前内容后， Word 将继续查找。当查找到不需要替换的内容时， 可以不进行替换操作， 直接单击【查找下一处】按钮， 如图所示。

Step 06 完成替换操作。当查找完所有的内容后， 会打开提示对话框， 单击【确定】 按钮， 如图所示。

Step 07 查看文档效果。返回【查找和替换】 对话框， 单击【关闭】 按钮关闭对话框， 返回文档， 即可查看逐个替换后的效果， 如图所示。

3．局部范围内的替换

在“红酒的种类 .docx”文档的第 3 段内容中， 将所有的“白葡萄酒”一词输成了“红葡萄酒”， 如图所示。

此时， 可以对文档中的部分内容进行替换， 以避免替换了不该替换的内容， 具体操作步骤如下。

Step 01 单击【替换】 按钮。打开”红酒的种类 .docx”文件，选中第 3 段内容；单击【编辑】 组中的【替换】 按钮， 如图所示。

Step 02 执行全部替换操作。打开【查找和替换】 对话框，在【替换】 选项卡【查找内容】 文本框中输入“红葡萄酒”；在【替换为】 文本框中输入“白葡萄酒”；单击【全部替换】 按钮， 如图所示。

Step 03 完成替换。Word 将按照设置的查找和替换条件对文档中第 3 段内容进行查找和替换， 完成替换后， 弹出提示框中询问是否搜索文档其余部分， 单击【否】按钮， 如图所示。

Step 04 查看替换效果。返回【查找和替换】 对话框， 单击【关闭】 按钮关闭该对话框， 返回文档， 即可查看替换后的效果， 如图所示。

技能拓展——在指定范围内进行查找和替换

在一篇含有文本框、 批注或尾注等对象的文档中（关于批注、 尾注的含义及使用，将在后面的章节中讲解），还可以只对文本框、 批注或尾注中的内容进行查找和替换。例如， 只查找和替换批注中的内容， 则先打开并展开【查找和替换】 对话框， 在【查找】选项卡中设置查找内容， 然后单击【在以下项中查找】 按钮， 在弹出的下拉菜单中选择【批注】命令指定搜索范围，最后在【替换】 选项卡中设置替换条件进行替换即可。

-------------------------------------------

本文内容摘自

北京大学出版社出版

《Word 2019完全自学教程》

▼

集Word所有功能、妙招技法、行业应用、专家经验于一体的Word技能宝典

本书涵盖的内容全面，配合大量典型实例，全面而系统地讲解了Word 2019 软件在文秘、行政、人事等多个领域中的办公应用，以期帮助读者轻松、高效地完成各项办公事务。无论你有无Word基础，只要想学习Word技能，本书都值得你拥有！

▼