AI再次出动！拥有一款工作流程自动化的系统是一种什么样的体验？OKKI给你答案！

作为AI五大利器之一的Workflow（工作流），一经推出，就广受OKKI新老粉丝的关注。

大家都会问：到底什么是工作流？它究竟有什么用？

于是OKKI 的产品经理Jane，在本次访谈中为大家带来了答案。

什么是工作流？

Jane介绍说：“简单来说，工作流是根据用户配置的规则，将企业的管理流程及制度规则，转化为系统自动执行的流程。”

听起来有些抽象，Jane做出了进一步解释：作为AI的一大功能点，所谓的工作流其实也是“自动化”的体现，把一些工作管理的标准交给系统自动执行，这就是工作流解决的最核心问题。

那么具体是指什么标准呢？Jane随后给出了诸多案例，为大家详细说明。

工作流能做什么？

Jane说：“工作流主要可以做两类工作：一是帮助企业最大化利用和管理客户相关资源（客户档案、线索、商机、订单、报价单、回款单），二是帮助管理者监督提醒业务员跟进重要工作。”

最大化利用和管理客户相关资源

在说明该功能之前，要首先介绍一下OKKI CRM系统中的公私海规则。

私海，顾名思义，就是每位业务员跟进的客户池，也就是他的“私人客户列表”。在此基础上，我们设立了“公海规则”，即让一些暂时没有意向的客户、暂时跟进不过来的客户、没有能力继续跟进的客户……等等，不管什么原因，只要在规定时间内没有被跟进，这部分客户就会被系统自动从“私海”转移到公司的“公海”之中，方便其他业务员在此处“捞鱼”，避免客户资源的浪费。

在了解了这个概念之后，我们就来看看工作流模块中，有哪些可以被“自动执行”的管理规则吧！

Part 1 分配人员

公海客户自动盘活：

系统将久未联系的公海客户自动分配给多个业务员。

自动分配线索：

将新建线索自动轮流分配给多个业务员。

指定分配线索：

根据国家地区或客户规模自动分配线索给指定业务员。

分配指定公海客户：

如果公司暂时取消了某个国家的业务，系统会自动把相关客户资源排除，不会再分配给业务员了。

Jane补充说：“客户、线索的分配是管理者日常工作之一，将分配人员的判断规则转化为工作流，让系统自动分配，就可以避免分配遗漏问题，也不用担心被质疑人为分配的公平问题。”

Part 2 移入公海

线索自动移入公海：

将未跟进的线索自动移入公海，提高线索资源的利用率。

客户高级公海规则：

将久未成交的客户自动移入公海，移入公海之前会自动发出系统通知，以督促员工跟进客户。

备注：

“七天移入公海机制”是OKKI系统原本就具备的一项功能，而工作流里的移入公海可以满足客户更多个性化移入公海的需求，例如可以只将美国地区的未联系客户移入公海。

Part 3 字段变更

客户自动分组：

自动根据条件将客户分到特定的分组。比如，将国家为美国、加拿大的客户，自动分到“北美客户组”。

自动识别重要客户：

将商机销售金额大于3万元的客户，自动标为五星。

自动变更订单状态：

当回款完成时，自动将订单状态变更为“已完成”。

根据Hubspot Research 发布的《State of Inbound 2018 Global Report》显示，75%的销售团队每天会花费半个小时以上的时间来执行数据录入或其他手动任务，其中相当一部分工作是机械且繁琐的。

而通过使用OKKI的工作流，就可以代替业务员完成这类机械工作，而且要比人工更高效、更准确，避免人为因素的出错，保证了企业核心资源数据的准确性，业务员也因此可以将时间精力专注在更重要的工作上，从而提高团队的销售业绩。

监督提醒业务员跟进重要工作

Part 1 系统通知

滞留商机跟进提醒：

提醒商机团队成员去处理久未跟进的商机。

重要客户跟进提醒：

当重要客户的未联系天数>30天时，自动给跟进人发送跟进提醒。

Part 2 邮件通知

即将结单订单待回款提醒：

临近结单日期的订单，尾款未收齐，自动发送邮件通知给财务等相关人员进行跟进。

创建大额商机邮件通知：

业务员创建了大额商机，自动发送邮件给领导，引起重视。

Part 3 新建日程

即将结单订单及时跟进日程：

订单结单当天，为订单业绩归属人新建日程，以确认订单状态。

系统通知邮件通知新建日程是工作流跟进提醒的三把斧，提醒力度层层加强，其中系统通知和邮件通知是单向的提醒，管理者无法最终确认工作完成情况，所以如果需要管理员二次确认、或相对比较重要的工作任务，可以使用新建日程，将管理者添加为参与人之一，管理者可以在自己的日程面板中查看下属的工作完成情况，做到信息的双向传递。

工作流就像是管理者和下属之间的沟通桥梁，根据管理员设置的规则，在最恰当的时候给下属发送通知提醒，帮助管理者及时传达信息、引导业务员更好地完成工作；同时，当下属有任何关键操作时，比如商机的赢单操作、订单回款完成操作，系统也能立即给管理者发送通知提醒。

可以说，借助工作流，企业可以真正实现自上而下、自下而上的信息顺畅流通，将沟通管理成本降到了最低。

如何使用工作流？

工作流有两种创建方式：用户可以自定义配置工作流规则，也可以通过系统提供的25+个工作流模板进行配置，创建过程非常便捷。

配置工作流的步骤也很简单，大致如下：

Step1：选择一个触发对象：客户、商机、线索、报价单、订单、回款单；

Step2：选定触发时机：创建、编辑，或每日检查；

Step3：编辑执行条件；

Step4：选择一个或多个执行动作：分配人员、字段变更、移入公海、系统通知、邮件通知、新建日程。

用户通过对触发对象、触发时机、执行条件和执行动作的自由配置组合，就可以覆盖无数个真实的工作场景了。

总结

随着销售团队规模的扩大，如果要靠管理者自己去推进每个下属的工作是不现实的，大部分情况下只能依赖下属的自觉性，可是这样又会失去对团队的管控力。

而有了OKKI的工作流之后一切就不一样了。

基于企业自身需求，管理者可以自定义设置流程规则，使重复的工作流程自动化、标准化地执行。指定的工作流设置能够使流程管理与团队协作自动运行，大大减少了人工管控，可以帮助企业有效避免业务纰漏，并提高企业整体的工作效率。

最后，Jane总结说：“确切来讲，工作流不是一个功能，而更像是一个工具。谁掌握了这个工具，就可以将无数种企业管理流程转化成系统自动执行的工作流程，降低了管理成本，提高了工作效率，真正发挥出了一个智能CRM的最大化效用。”