距离不是问题，四招教你如何高效完成远程会议！

电话会可能是职场人每天工作的一部分，那如何通过语音、电话、视频会议进行高效沟通？

朱金博的分享中提到，先是需要对讨论的事情进行筛选，在开电话会的时候注意语速减慢，多去确认每个人的投入，开完会后要确认每个人的工作计划，并落实成文字发给所有的相关方。

前几天我给一个客户发了一条微信，我其实当时还挺急的，给他发微信问个事，到晚上11点他才回复我。我说：“怎么这么晚？”他说：“因为我从早上到现在一直在开电话会，我现在才有点时间打开电脑做我的事，前面时间一直在开会。”我说怎么能这样？他说没办法。

后来我发现这是所有人的一个现状，一天的工作时间充斥着各种电话会，没有时间做事情，尤其是在家办公的时候。因为原来在办公室走到桌子旁边，事就能说清楚的，但在家就不行，所以这段时间电话会议比以前多了很多。

我也收到一些问题，就是如何高效地开电话会，如何防止我前面说的那种情况。针对这个话题我接下来分两步来说。

第一步就是开电话会之前脑子里需要想一想，要不要开，能不能不开。就是如果你今天需要开4个电话会，你要想一想这4个都是必要的吗？能不能有两个不开？是不是开一个就够？这是我们先要过滤的东西。

为什么要进行这个过滤？因为有的时候组织电话会的人都没有想清楚，他可能觉得这个事我自己没有想清，那开个会讨论讨论呗，结果大家就来讨论了，所以并不是所有电话会都是必要的。

第一步我们先要对需要讨论的事情做一个筛选。怎么筛选？基于两个纬度，这两个纬度是什么？可以分横纵两个坐标，横坐标是迫切性，纵坐标是必要性。

什么意思？就是这个一定要开电话会讲吗？一定要这么多人一起讲吗？这是纵坐标。横坐标是迫切性，就是一定要现在开、一定要今天开、一定要这个星期开吗？

如果我们把今天需要讨论的事放上去，假设今天有四个事情，大家可以看一下，左下角是什么？就是必要性不是那么高，迫切性也不是那么高，就是这些事情不开，坚决不开，除非它能够上升到这边，对于这个事，这是什么？就是必然性很高，但是不迫切，我们可以开，但是不一定今天，我今天有更重要的事。

大家再看这个，这个很急，但是必要性不高，这个可能不需要开会，谁该做什么做什么就好了，或者两个人之间快速打个电话就得了。只有在这个地方的事情，也就是说它确实值得开会，而且这个会也很紧急，我们才去开。

其实这个仍然是变被动为主动的一个方式，就是我们自己要在脑子里判断一下，今天这些事哪些值得讨论，哪些不值得讨论，因为我们大部分的电话会，大家可能也知道，都不是那么高效，把一个电话会开高效是很难的，这是我们第一步要做的筛选。

第二步，既然开电话会这么难，又花了我们这么多时间，应该怎么开？分享一点点我的经验。首先我们来看一下电话会和日常面对面的沟通，或者说在会议室的沟通到底有什么不一样？

区别无非就在于，第一眼睛看不见，第二没有办法得到对方的反馈，在办公室开会的时候你能知道这个人没有注意听，那个人好像有点不同意，那个人有点不高兴，这个人貌似很同意我的想法，但是在电话会议上这个完全没有办法感知到。

第三个区别是什么？就是开电话会的时候你不知道对方有没有走神，也就是许多人不一定100%全程专注，这是电话会和在办公室开会的三个重要的区别。

知道区别之后，我们就来看一下到底应该怎么开。说几个电话会要注意的：

第一个就是语速，如果是开电话会，我们的语速需要比在办公室面对面开会慢很多。我们团队以前专门做过这样的尝试，就是我们发现开电话跟对方同样交代或者解释一个什么模型、方案，对方的理解程度确实要比面对面低很多，这个事情越复杂理解程度越低，所以我们的语速要放的稍微慢一点；

第二个就是，基于前面说的对方看不见，或者发给他一个PPT他可以看见，但是你不知道他有没有理解。在电话会的时候我们要多去解释一下看不见或者没有共同看见的东西。

我们在解释的时候要多花一些功夫什么功夫？比如说你现在有没有翻到PPT的第5页？问他一下，你可以看到上面有一个Y轴、一个X轴，对不对？再问他一下，这种check in特别重要，这个是确保对方能够跟上你的思路，对方看到了，理解了你解释的东西。

如果我们面对面说话，你可能说10句都不需要问对方“你有没有听懂？你有没有看到？”对不对？这个是不需要的，面对面说话的时候如果问别人，别人会觉得你很傻。

但是如果四五个人电话会的时候，我们需要很多这种介入，很多的这种check in。比如讲了三句说，刚才我说那个大家听到没有，有没有不同意见？有没有人不理解的？如果没有那我们继续，这个时候就可以再继续。讲了讲再说：“小李，刚才那个东西是前几天你发给我的，我解释的对吗？”这个是确保小李有一个确认。

再比如讲着讲着要再打断：“老板这个方案我先讲了一半，我先停一下，我想听听您的建议，到目前为止你有什么看法没有？”确保老板没有睡着，确保他没有去喝咖啡。讲了一遍，再问一下，小刘你来说一说：“这个方案你还有什么看法没有？”把小刘从他的厨房再拉出来。

在开电话会的时候，前面说的语速要慢一些。第二个要更多的介入，确保每个人的投入，确保每个人都在线，这是第二个；

第三个非常重要的就是开完会之后，挂电话之前一定要非常非常明确地说出来每个人应该干嘛，这个是开电话会开不好的一大忌。就是开完就开完了，有时候你会觉得这个还没有听懂吗？我前面已经讲过了，肯定每个人都明白了，挂吧。不是的，我以前有太多太多这种经历，我觉得别人明白了，其实别人没有明白，尤其是比较长的电话会，如果开完了，最后一定要加一句。

加一句什么？说：“好，我们都商量完了，我来总结一下，接下来貌似我们应该做四个事，第一个事是A同学你要在周五晚上几点把什么什么发给我，没问题吧？A说没问题。第二个事是B同学你需要在今天查一个什么数据发给我，对不对？是的。第三个事是C同学，你要在明天怎么怎么样。

一定要明确说出来，而且让每个人回复“是的，Yes”，这是第三个，就是我们开完电话会挂电话之前要有一个东西。

第四点，也是最后一点，不一定每次都需要，但是如果这次的会议比较长，涉及的东西比较复杂，人比较多的时候是必要的。就是开完之后要发一个邮件，就是刚刚我说的我们要明确的那些产出，不但是口述了，而且要落实到文字。

为什么要落实到文字？如果不落实到文字就没有证据，你不知道别人有没有看到，要放在纸面上，如果明天对方没有发给你，你可以把邮件摆出来，说“你看到没有？这是昨天我们说好的。”你甚至可以再回复一下：“这个邮件你当时同意的，今天还没交，快一点。”最好落实到纸面上发给所有的相关方，而且有时候不但要发给开会的人，还要发给相关的没有开会的人。