参加工作后偶尔会听到老师说,要向商务精英学习EXCEL,因为商务精英都是EXCEL控,如果你学会EXCEL就会认为是神奇,用不好就觉得普普通通,在工作中我经常会面对数据的整理、分析,常常用到EXCEL作数据处理,那怎样的数据表格才能更直观呈现,可能能大部分人都会认为很简单,不就是作个表格吗?但是完成后的数据真的很难读懂,因为在别人阅读内容之时看不出图表的架构,逻辑,层次,就会对数据产生疑问。
下面通过两张表格比较来进行说明,图1应该是最常见的一表达方法,这张表格也进行的简单的整理、居中,对齐,整体看还算比较简洁,但是表格的主次,及数据信息比较难看懂图表的架构,逻辑,层次,在工作中应该也看到比这更糟糕的。
接下看看图2表格,这张表在上面的表格中进行简单的处理,效果就完全不一样,表格的层次,逻辑,相关信息就很容易被读者接收。
对比,图2分为3个部分,第1部分是销售收入,第2部分是费用,第3部分是营业净利,用浅色的背景填充,各部分内部内容又分主次关系,子项目最前端留白给人一目了然;每组数据的单位是什么用单独一列读者不用去查找,数据靠右对齐,用千隔符号,很容易读解数据,请注意平时做表格的时候数据一定不要居中对齐,否则读者很解读,也很难比较数据之间的差异。对于采用字体一般也有要求,英文字体为Arial,Arial的字体看起来比较舒服,文字部分可能大部分采用宋体。
图表2就是商务精英常用的表格,而且公司内部形成一套标准格式,通过标准化表格的运用,可以获得三大效果:
1,能够短时间内完成表格,因为重复采用相同格式,熟悉后自然就提高速度;
2,在标准化原则下,公司内部人员做出的表格可以快速掌握,企业办事效率也会大大提高。
3,能够提升EXCEL计算和分析的质量,当我们已经形成成熟的表格,在后续的工作中,就不会因数据如何处理,怎么样表达会更好而考虑浪费精力。
我们作数据分析,作图表,要运用极简主义,图表越简洁越好,学会留白的艺术。
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