信息化项目｜项目里还有这样一些事（第二弹）

继续讨论项目上的一些事，这次的主要内容是项目例会及相关，如果快速阅读的话，结论性的摘要如下：

1、应由甲方项目经理或执行项目经理主持项目例会；

2、各类项目经理需要实质性的管理项目进度；

3、项目例会工作汇报内容：已完成和未完成的、问题及解决思路、双周计划等；

4、多厂商的项目需要准备统一的汇报PPT模板；

5、会议纪要、事项跟踪、项目秘书都很重要。

我们以往一次信息化建设项目，涉及10个系统，7个厂商的9个团队，同时实施，相互集成，在实施进度和集成进度方面都有很高的要求。

所以甲乙方、各个团队间的进度管理很关键，而项目例会是明确整体项目进度和各方进度，最大限度达成整体信息对称，及时发现和解决各类影响进度问题的非常重要的工作方式和内容，是项目的作战会议。

项目例会因项目规模和工作目的不同有着不一样的频次，在项目的具体工作层面，常规是每周一次的周例会，周例会可以选择在周五下午或者周一上午开，我们是每周一的上午（习惯上周一是每周新的开始。同时很多时候周末大家也要工作……，周末的两天也会有项目上更多的进展）；如果是特别重要的项目阶段或者遇到了突出的问题，需要更密切的沟通和推进，例会也可以是每天一次。

项目例会通常由甲方（执行）项目经理主持，这个主要是因为甲方项目经理是项目整体进度的第一负责人，而甲方项目经理对进度的管理一定是实质性的，因为有的信息化项目会请咨询公司做项目管理和监理。

虽然靠谱的咨询公司可能也很得力，但因为项目经理必须通过亲自管理才能做到最全面、最清晰的掌握项目情况，所以类似于编写项目材料、变更项目计划文档这些操作性的工作或许可以交由咨询公司或者项目助理来做，但实质性的项目管理工作还是需要由项目经理亲自做，做到项目情况了然于胸。

项目所有厂商都需要参加项目周例会（我司当时项目周例会就有近30人参加，坐满一个大会议室），基本的形式是先由各家厂商的项目经理汇报自己的情况。

汇报内容常规包括：上周工作完成的情况、取得的重要成果、存在的突出问题、解决问题的思路和资源需求、本周工作计划、下周工作初步计划，等。

汇报后，各方可就问题做初步的现场讨论，对当时可以给出解决方案的内容现场决策，对一些复杂问题，例会上短时间内无法得到结论的要列为专题，例会结束后开专项会议沟通，以避免周例会严重超时和问题发散，这就需要例会主持人透彻的掌握项目情况，才能识别出问题的轻重和复杂程度，才能有效把握会议节奏，这也是需要项目经理做例会主持人的重要原因之一。

之所以要所有厂商都要参加项目例会（项目过程中有些厂商按节奏可能刚进场，有的厂商当前进度直观看与其他系统无关，等等情况）

一是大家可以明确项目的整体进度，还有一点是，有些系统的团队，在听到其他团队介绍进展、业务和技术问题时，可能会发现自己这边的一些被忽略的问题，也可能发现此前没有想到的系统间制约关系。多系统集成时比较复杂，有些问题或许会被遗漏，需要大家群策群力，项目例会的时间投入是值得的。

对于多厂商的项目，在项目启动阶段，需要准备好统一的项目例会汇报PPT模板（其实项目中各类文档的模板应该都是规范统一的），因为各家厂商自己的模板有各自的风格，虽然整体内容或许也较为接近，但内容的顺序和关注程度或许不同。

使用统一的模板，首先可以强化同一个项目的意识，弱化厂商差别，形式上进一步突出大家为的是同一个项目而努力；

其次，各方更容易按同样的顺序以一致的思路沟通，避免不同风格PPT带来的思维跳跃。另外，模板封面可以有甲方和所有乙方厂商的Logo或者名称，在细微处加强乙方的归属感和责任感。

项目中包括例会在内的所有正式会议都需要有详细的记录，最起码会为需求和决策的追溯提供依据，关于项目会议纪要由谁来做的问题，建议是为甲方项目组配置专职项目秘书，原因是，会议中各方的重点在于讨论问题和寻求解决方案，业务和技术人员如果讨论的同时还要做记录，难免手忙脚乱、顾此失彼，影响沟通的节奏和效果，也容易造成记录内容的疏漏。

虽然乙方的顾问有的习惯于一边聊一边记录，对乙方单方面一个时点的内容乙方通常可以管理好，但对甲方项目人员来说，同时管理多方的会议沟通内容往往心有余力不足，整理过会议纪要的人应该有所体会。

写文字材料是需要花很多时间的，所以为了让核心业务和技术人员有更多精力放在解决问题本身上，也为了避免沟通内容记录的遗漏，专职的项目秘书是很需要的。对于规模较大的项目，多场会议往往并行，建议是配置多位项目秘书。

乙方自己的会议纪要自己负责，但甲方需要的会议纪要不能完全依赖于乙方，因为甲乙方关注点往往是不同的，有些对甲方重要的内容对乙方不一定重要，就容易被遗漏，所以甲方最好自己配置项目秘书做会议纪要。此外，存档的会议纪要甲方和相关乙方要签字，以保证内容的准确。

项目秘书还有一个非常重要的工作内容是事项跟踪，包括列入会议纪要的，以及日常工作中项目管理人员口头嘱咐的。

对成规模的项目来说，需要跟踪的事项很多，并且往往出现又很随机，如果没有专人负责记录是很容易遗漏的，遗漏后就没人管，而事项再次被注意到时往往已经成了问题。

本身事项的记录和跟踪是项目经理的工作内容，但对大型项目来说，对项目经理的时间和精力都巨大挑战，此时项目秘书的协助就非常重要了，对工作效果的要求是记录准确和无遗漏，可备查和常提醒。

需要说明的是，按项目规模不同配置的项目管理人员也是不一样的，常规项目可能由项目经理一个人就可以搞定，中型项目或许就需要配置项目助理了，而大型复杂项目则需要进一步的配置项目秘书。

项目助理通常更侧重于协助项目经理管理项目本身，类似于项目副经理，而项目秘书主要负责的是文字类工作，如上所述，文字类工作需要很多时间，有专人负责的话会让项目管理团队运转的更有效率。

以上是关于项目例会的一点内容，大项目的例会时间或许较长，有时需要一个上午，但例会可以认为是项目整体上每周的总结和再出发，是解决很多问题的重要推进途径，花在高效率例会上的时间是必要且有足够价值的。

同时，例如项目秘书等必要的人员投入一定要到位，项目中投入的不足基本都会带来项目执行中的问题，有些问题后续要花更大的成本才能弥补。

总之，该投入的一定要投入。