你知道流程文件如何标准化吗？

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各位朋友大家好，欢迎来到Tonii老师精益讲堂，接下来Tonii老师将带领大家进入，“每天5分钟，精益伴你行”系列课程。

今天我们来学习流程文件标准化的相关内容。

一说到流程，我们瞬间就在脑海里想象了一张流程图，由一些圆形、椭圆形、六边形、菱形组成，告知我们输入输出是什么，主要活动是什么等等。据了解，有些公司的流程图就是这么的“朴实无华”。最多再配上一些文字说明，帮助解释各个活动的含义。那么流程文件如何标准化呢？接下来就和Tonii老师一起学习吧！

一、不合格品管理的目的

一张流程图，由一些圆形、椭圆形、六边形、菱形组成 ，告知我们输入输出是什么，主要活动是什么等等。一个简单的流程就这么做是完全没问题，但是一个重要或者高阶的流程就不能这么做了，必须有更完善的流程文件，以保证流程能够真正落地。以华为为例，核心流程的文件除了流程图以外，还包括如下文件要素（流程文件全景图）：

1、流程图：流程图是大家都很熟悉的，毫无疑问，也是一个流程的“灵魂”，所有配套的流程文件都是为了使流程图的运行更加顺畅、高效、低成本。

2、流程名称：流程名称就跟文章的标题一样，命名也要花点时间，让所有干系人一看就大致了解流程的用途。

3、流程责任人：华为经常用Owner这个词，每一个流程通常都有唯一的一个Owner，流程的Owner对流程的全生命周期管理负责。

4、流程描述：对流程的简单描述，类似于一篇文章的摘要。

5、流程目的：设计该流程的目的。

6、流程KPI：如何评价该流程的绩效，在流程全生命周期管理的时候通过对流程KPI的考核，评价流程运作的效果。——据了解，大部分公司都没有设置流程的KPI，更不用说对流程KPI进行考核。当然了，如果要让流程KPI真正发挥作用，可以考虑将流程的绩效纳入到流程Owner的业绩考核指标中去，这样流程Owner才会有动力把流程管好。这个前提是公司要有较强大的流程管理部门。

7、流程输入/输出：流程的主要输入和输出描述。

8、管理规范/规则：对于复杂的业务流程，通常还会有详细的管理规范、管理规则。

9、职责/分离矩阵：类似于人力资源管理的IRMA矩阵分析表，对于复杂的流程可以单独制作职责/分离矩阵，方便流程干系人使用。

10、流程说明文件：这是流程图的辅助文件，对流程图中的每一个活动进行详细说明

11、检查表（Checklist）：某些活动比较复杂，环节较多，可以设置检查表（点检表/清单/Checklist），帮助相关角色一次把事情做对。——注：检查表是非常重要管理工具，看起来简单没有技术含量，但是用好了威力巨大。如果感兴趣想深入研究可以看一本书《清单革命》。

12、遵从性测试计划：对于特别重要的流程还要做遵从性测试计划，完成遵从性测试后再发布试运行，尽可能让流程发布一次性成功。

13、运作管理机制：流程中复杂活动的运作管理机制。

14、分层/审批表：流程活动中涉及到审批的内容较多，可以单独建立一个分层/审批表，便于流程干系人按规范执行审批流程。

15、操作指导书：对于较复杂的活动，可以另外制作操作指导书。

16、模板：活动中的相关文档、表格模板，涵盖活动的输入、输出。

17、其他配套文件：根据需要还可以有其他的一些配套文件，在流程图中不便于列出来，有助于大家理解流程、运作流程的都可以作为配套文件发布。

看了上述的流程文件要素，有没有发现，一个流程的发布和一个产品的发布是一样的？这些所有的文件在一起，就构成了“流程”这个产品的上市资料包。流程的文件包越完善、越准确、越清晰，则流程将来的执行效果会越好，所以流程Owner和流程开发团队在流程概要设计和规划阶段要对此有足够的重视。

当然了，也不要被这些文件要素清单给吓到了，不是所有的流程都需要完整的上述文件要素，大家在实际执行的时候可以根据本单位情况和流程的重要性、复杂度等对上述文件要素清单进行裁剪。裁剪的标准就是不影响大家对流程的理解和执行。

今天的课程就到这里，谢谢大家！