关于时间管理的底层逻辑与工具

1、引言

1.1 现象

在你的工作与生活中，是否出现过这样的问题：

• 😪 总感觉时间根本不够用，要做的事情太多了
• 😥 截止时间马上就到了，还有很多事情没做
• 🧐 好像做了很多事，又感觉什么都没做，一天就这样过去了
• 😤 年初Flag立了一个又一个，年终的时候发现没有几个被执行

这些都是由于「时间管理不当，造成时间浪费」产生的结果。造成时间浪费的因素有很多，可以简单的把这些因素分为人为因素与环境因素：

时间管理不是一个复杂的技能，学习时间管理，更像是培养一个好习惯。所以，在学习时间管理的过程中，最大的困难不在于学习知识，而是在于「难以坚持实践所学到的知识」。

1.2 本质

• 时间管理=摆脱拖延症？

很多人认为学习时间管理就是为了摆脱拖延症，这个观点其实是不正确的。虽然摆脱拖延症很重要，因为它能帮助你获得更多的行动力，但是「比行动力更重要的是行动的方向」。

如何找到正确的行动方向？这就要从一个最为根本的认知问题开始——时间管理的本质是什么？

• 高效率+高价值

如果将时间比作一间仓库，让你通过一些填充手段来提高这间仓库的价值，你会怎么做？

• 填充更多的物品
• 填充更值钱的物品

对于时间管理来说，一般而言有两个方向：「一是提高做事的效率，二是去做更有价值的事」。提高做事的效率就是填充更多的物品，而去做更有价值的事，就是往里面填充更值钱的物品。我们经常在文章中了解如何提高效率的方式方法。其实，在时间管理上，除了追求效率，更要考虑价值以及二者间的平衡，才能让时间的收益最大化。

• 时间管理的公式

「时间管理 = 事件的价值 * 做事的效率」

这个公式，揭示了时间管理的本质：找到高价值的事，并高效完成。

类比 仅供参考：

• ✅ 高价值 + ❌ 低效率：找到了一匹千里马，走路时被变成了蜗牛，望着远方一步一挪
• ❌ 低价值 + ✅ 高效率：夏天的知了，鸣叫不知疲倦，只是徒增吵闹

现实中，有很多人常陷入“低价值”或“低效率”的泥沼里不能自知或自拔，终日碌碌，却无所为。想要改变这一点，我们需要树立对时间管理的正确认知。

2、工作状态的三种类型

🔹 随波逐流型

出现什么新任务，就立马去完成。

这样的工作状态，很容易让自己的思路被外界打断。每次打断都会分散自己的注意力，导致效率十分低下，不断重复无用功。而且什么工作都做，意味着完全没有抓住自己的分工定位与工作的重点。

「🌰 案例一：小张的一天（1）」 早上9点，小张准时来到公司，刚来便收到了老板通知，需要整理一份关于某项目的介绍PPT，供明日会议时使用。接到任务后，小张下载了相应的PPT模板，开始制作。 过了一个小时，小甲走过来打断了他：“小张，我们有个需求，现在有空吗？去会议室讨论下方案吧。”小张想了想时间还早，可以开完会接着做PPT，就跟着小甲去开会了。 一小时后，会议结束，小张回到工位看着PPT，想了半天也想不起来之前的思路，于是开始重新构思PPT的框架，这时，小乙又走了过来。 “小张，我刚才和老板聊了下我们讨论的结果，他说让你汇总下早上的资料，然后复印几份拿给他。” 小张急忙起身，整理好资料后跑到复印机。不巧的是，复印机又卡纸了，小张找到IT帮忙解决，修完复印机后才把资料复印好。 这样一上午忙忙碌碌，很快就到了吃午饭的时间了，小张PPT的框架还没搭好。

思考一下，自己当下的状态是否和小张一样，忙碌但毫无所获呢？

🔹 高效率导向型

对于任务的优先级有自己的判断标准，且懂得怎样处理临时任务，以保证各个任务都能高效完成。

两个案例遇到的事情基本相同，但是有无规划导致两人的结果大大不同。案例二中这样的人，具备一定的效率与价值思维，主要侧重于提高效率，他们能够快速地完成任务，是职场里比较有能力的职业形象。

「🌰 案例二：小张的一天（2）」 早上9点，小张准时来到公司，刚来便收到了老板通知，需要整理一份关于某项目的介绍PPT，供明日会议时使用。接到任务后，小张下载了相应的PPT模板，开始制作。 过了一个小时，小甲走过来打断了他：“小张，我们有个需求，现在有空吗？去会议室讨论下方案吧。”小张想了想，自己上午已经计划完成PPT的框架搭建和素材整理，估计还要一个小时。 于是小张对小甲说：“这个活动方案是在下班前提交吧，我现在手头上还有一项工作要一个小时，我十一点半找你讨论，可以吧？” 小甲表示认同，于是小张继续做PPT。 过了一会儿，小乙找到小张，“小张，老板让你把资料整理一下，连同昨天的统计表都复印几份，给他送过去”，小张记录下这个Todo，然后继续做PPT。 早上11点，小张已经确定了PPT的框架，11:30小张和小甲去讨论方案，12:00小张讨论完方案后，顺道将统计表复印完成，顺便拿给老板。

🔹 高价值导向型

接到任务后，不会马上执行，而是先理清任务背后的目标和价值所在，并提前预测未来的一些变化，做对任务最有价值的一些事。

「🌰 案例三：小张的一天（3）」 早上9点，小张准时来到公司，刚来便收到了老板通知，需要整理一份关于某项目的介绍PPT，供明日会议时使用。接到任务后，小张开始思考：

• 项目的侧重点是什么？价值与意义有哪些？目前的规划是？
• 这份PPT是为什么而做？将会应用于什么场景？
• 目标受众都有哪些人？他们关心什么信息？

根据自己的思考，小张列了一张任务清单：

• 和老板简单沟通，确认PPT确切的目的、受众；
• 询问相关人员以及收集相关资料，整理成PPT的素材；
• 完成上面两个步骤后，开始制作PPT，并在构思阶段和老板确认。

然后小张下载了PPT的模板，开始制作，过了一会儿，同事小乙走了过来：“小张，我们有个需求，现在有空吗？去会议室讨论下方案吧。” “我想，我们现在的方案还没和业务沟通过，没有充分了解业务的想法，有被否决的风险。小丙说他明天会和业务开会。如果先让小丙去了解下业务对这些提案的想法，我们在确定具体方案时就更有针对性了。所以我们可以把初步方案中的思路提取出来，再将一些关键的点整理成一个问题清单，让小丙明天和客户碰一下。等明天拿到业务反馈，我们再开讨论会议。” “嗯嗯，你说得对，我先去给小丙准备一份清单。” 小张很明白，方案不仅要为业务创造经济效益，更要能满足业务需求。所以，他想到在确定具体方案前，最好和业务再沟通下。 小张继续做PPT，过了一会儿，小乙找到小张，“小张，老板让你把资料整理一下，连同昨天的统计表都复印几份，给他送过去” 小张考虑到这件事比较机械，便委托了部门的实习生小美帮忙，下午再请她喝奶茶。小张专心制作PPT，到11点50的时候，就完成了初稿。 “还有10分钟，提前想想明天小丙可能会带回来什么反馈吧。”小张心想，于是小张边思考边将想法记录在笔记本上：

• 小丙带回的反馈有哪几种可能？分别需要对方案做怎样的调整？
• 最糟糕的情况是什么？万一发生了，如何应对？现在可以提前准备吗？

对比案例二，小张又具备了效率和价值的思维，他不断深入思考如何创造更多的价值，这样的工作习惯可以让你事半功倍，还能成为所在团队的主心骨。

🔹 小结

提高单位时间内创造的价值就是要追求双高：「高价值*高效率」。而这个平衡，是需要在行动中达成的。

3、常见时间管理工具

3.1 番茄工作法

核心思想：把工作时间划分为以25分钟为单位的小块，每完成一个小块的工作时间之后进行一次5分钟左右的休息，通过「对时间的划分」，可以有效的提高工作效率，激发工作灵感，养成良好的习惯。

「番茄工作法的规则」

• 一个番茄时间共30分钟，包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间。
• 一个番茄时间不可分割，在番茄工作法中，时间的最小单位是一个番茄时间，不存在半个番茄时间或者1/4的番茄时间。
• 每四个番茄时间后（总约两小时），停止当前的工作，并进行一次较长时间的休息，休息时间大约在15至30分钟左右。
• 每完成一个任务，划掉对应任务，并记录花费的番茄时间。

「番茄工作法所需要的工具」

• 一个（番茄）计时器
• 一份🧾 活动清单
  • 包含人物及事件
  • 未来一段时间（周/月）要做的事情，想到要做什么事情就记录什么

• 一张📅 今日工作计划表
  • 每天开始填写，从活动清单中选择今天要做的事情，并按优先级的顺序排列
  • 留一部分填写“计划外的紧急事件”，这些事件不可预期，但是会影响甚至推翻全天的计划

• 一份📝 记录表
  • 记录完成的任务情况，包括任务项及完成任务所用的番茄时间

「番茄工作法的流程」

• 「规划」：在每一天的开始，从🧾 活动清单中选出今天要完成的任务，并记录在📅 今日工作计划表中，尽可能把任务规划的详细些。

❌ 看一本书 ✅ 看xx书的第x章至第x章

如果某项任务估测时间大于5个番茄数，就把任务打散成若干个小任务。

如果某项任务估测时间小于1个番茄数，就把任务和其他相关的任务合并成一个大任务。

• 「追踪」：按照📅 今日工作规划表完成任务，并记录下每项任务所耗用的番茄时间。

当意识到某项任务可能被其他事项打断时，如果是今日要做的，则记录在计划外的紧急事件记录，否则记录在活动清单中。

• 「记录」：每天结束时，把已经完成的任务记录在📝 记录表中。
• 「分析」：“你要跟踪和记录什么，取决于你要观察什么”，根据记录的档案思考如何提高。需要注意的是，记录档案和思考如何提高不应该超过一个番茄时间，否则，再好的工作法也会成为累赘。

3.2 GTD

Getting Things Done，核心理念是将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD的五个核心原则是：「收集、处理、管理、检查、执行」。与之相关的还有“二分钟法则”：如果任何一件可以在二分钟内完成的事情，那么就必须得现在马上完成。

• 「收集」
  1. 收集各种任务，看到工作和生活中各种事情的全貌，把所有工作量全部列出来，可以帮助放空大脑，把所有注意力专注于当下的事情。
  2. 把信息分类，保证不遗漏重要的信息，如工作、生活、学习。
  3. 定期“清空”，把任务从收集箱中移出，进入到下一环节。
• 「处理」 —— 是否需要行动？
  1. 垃圾：没用的事情，例如一个没意义的会议，考虑后决定不参加，则删除这项任务。
  2. 储备：当前不采取行动，但是将来也许会做，可以加入愿望清单，例如一个旅游计划。
  3. 参考：电子书、工作PPT等，因为将来可能使用，不能丢弃，可以整理好以备查阅。
• 「管理」
  • 「愿望清单」：当前不采取行动，但是将来也许会做，例如一个旅游计划
  • 「等待清单」：交给别人完成的任务，例如方案产出、财务报销等
  • 「项目清单」：跨越周期较长的项目，例如某历时6个月的培训
  • 「执行清单」：需要自己完成的任务，有确定时间可以加入日历
• 「检查」 —— 阶段性进行检查，哪些任务完成了？哪些任务遇到了困难？任务进行到什么程度了？哪些任务需要进行调整？按「日/周/月」维度回顾：
  1. 检查「收集箱」是否清空。
  2. 检查「愿望清单」是否有任务需要执行，把它转化成具体的行动或项目。
  3. 检查「项目清单」了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。
  4. 检查「等待清单」委托人是否完成？是否遇到了困难？是否需要转化为行动？
  5. 检查「执行清单」是否按时的完成各个任务？是否遇到了阻力？
  6. 检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。
  7. 检查各清单中任务是否需要调整和优化？
• 「执行」 —— 按照行动清单和日历进行任务处理，在选择下一步行动时可以参考四个标准：
  • 环境：根据环境选择不同的行动，例如高铁上可以看书。
  • 时间：有些事情需要整块的时间，有些事情可能零碎的时间就可以完成。
  • 精力：精力充沛时适合做复杂性高、难度大的事情，疲惫或无精打采时适合处理简单的事情。
  • 重要性：先做重要的事情。

推荐工具：滴答清单、Microsoft todo、Mac提醒事项、印象笔记、备忘录、有道云笔记、Wiki

3.3 麦肯锡电梯理论

❓ 你可以在30秒内把一件事说清楚吗？

事件：当时，麦肯锡公司在为一家重要的大客户做咨询，咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。

麦肯锡电梯理论主张：「结构清晰、简洁明了」。

麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在「3条以内」。

3.4 莫法特休息法

又名：连续分段时间管理法

单调乏味的工作会使心理产生厌烦情绪，正如连续种植同一农作物时，土地肥力会越来越低，产量也越来越低一样。莫法特休息法的核心是区别各种工作时间的限制，纳入**“连续——分段——连续——分段”**的组合公式进行处理，如此便能充分利用间隔或空档的时间段，创造出更多可供利用的时间。莫法特休息法主要有以下几种工作模式：

• 「按抽象与形象来分配时间」：研究理论问题时可以和学习形象、具体的问题交替进行。例如研究数理、哲学、历史等问题一旦感到疲劳，可以拿起有关的小说、诗歌、图片来阅读或欣赏。
• 「按研究问题不同角度分配时间」：不更换研究对象，只改变研究角度，从不同侧面分析问题。例如同一种工作，每次着手做可以从不同侧面、不同部位入手。
• 「按动静交替分配时间」：用同一个姿势阅读、写作等，时间久了容易感到疲劳，可以改变姿势或地点。例如在写一篇文档，坐着写一小时之后，可以站起来写。
• 「按体力与脑力交替分配时间」：把紧张的研究、学习与体育锻炼交互进行，例如集中研究问题或书写文档感到疲劳时，可以放下工作，到楼下散散步，或到健身房慢跑十分钟。
• 「按工作和娱乐交替分配时间」：工作、学习必须有张有弛，才能持之以恒坚持下去。在紧张的工作间隙，可以看看电影、听听音乐，甚至适当的旅游，对放松神经，提高工作效率大有好处。

3.5 6点优先工作制

由效率大师艾维利提出，一个价值2.5万美元的个人时间管理方法

列出每天所要做的事情，把每天所要做的事情「按重要性排序」，分别从“1”到“6”标出「6件」最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。

艾维利认为，一般情况下，「如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。」

3.6 帕累托原则、四象限法则

• 帕累托原则：世界上20%的人占据80%的财富，20%的客户带给公司80%的财富，生活中20%的活动产生80%的结果，因此我们要「把精力放到20%的关键事情上」。
• 四象限法则：

4、如何规划你的时间

为什么我们要一件事一件事来完成工作？

「🌰 案例：时间冲突下有无优先级的延期情况」 需求 A/B/C 预计在2日后交付，由于人力问题，三个需求都需要小张完成，且各工作量均为2人日，推算以下两种情况下，需求的延期情况： 【第一种情况】 执行：小张将A/B/C排出优先级，依次按照A-B-C的顺序来做 结果：A需求不延期，B需求延期2日，C延期4日，总延期时间6日 【第二种情况】 执行：小张同时做三个需求，做A需求1人日，B需求1人日，C需求1人日，再回到A需求1人日，B需求1人日，C需求1人日 结果：A需求延期2日，B需求延期3日，C需求延期4日，总延期时间9日

5、高效行动的方法

• 把时间花在重要的少数问题上
• 最有效率的时间段用来做最重要的事情
• 在进行工作的时候提醒自己这个工作应何时停止
• 即使外部没有规定截止的日期，自己也要梳理一个完成期限
• 只对一天中的部分时间进行规划，以留出时间应付危机和突发事件
• 尽可能将相似的任务进行综合与合并

6、重点回顾

参考文章

1. 《时间管理训练营（一）：时间管理的本质》：https://www.jianshu.com/p/63f58efeb0f2
2. 《时间管理训练营（二）：时间管理的起点——高效行动》：https://www.jianshu.com/p/66179c3e69fe
3. 《时间管理训练营（三）：高效规划》：https://www.jianshu.com/p/df44c49ac068
4. 弗朗西斯科·西里洛.番茄工作法[M]
5. 《79思维模型：GTD时间管理 —— 应对复杂的工作生活管理系统》：https://www.jianshu.com/p/023fa842b509