【愚公系列】软考高级-架构设计师 047-办公自动化系统OAS

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🚀前言

办公自动化系统（Office Automation System，OAS）是一种集成了计算机技术和办公设备的系统，旨在提高办公效率、简化办公流程和增强信息管理能力。OAS通常包括以下主要功能和组件：

1. 文档处理： OAS允许用户创建、编辑、共享和管理文档，包括文字处理、电子表格、演示文稿等。
2. 通讯： OAS提供电子邮件、即时通讯和网络会议等通讯工具，促进员工之间的沟通和协作。
3. 日程安排和时间管理： OAS可以帮助用户管理日程安排、预约会议、提醒任务和安排工作时间。
4. 数据库管理： OAS可以管理和访问数据库，存储和检索组织的关键信息，如客户资料、产品信息等。
5. 办公设备集成： OAS与打印机、扫描仪、传真机等办公设备集成，使得办公任务更加高效和便捷。
6. 安全和权限控制： OAS提供安全功能，包括数据加密、权限控制和访问限制，确保机密信息不被未经授权的人员访问。
7. 报表和数据分析： OAS可以生成报表和进行数据分析，帮助管理人员了解组织的运营情况并做出决策。

办公自动化系统旨在通过自动化和集成办公任务，提高组织的效率、减少错误和成本，并提升员工的工作体验和生产力。

🚀一、办公自动化系统OAS

🔎1.什么是OAS

• 定义： 办公自动化是办公信息处理手段的自动化。OAS旨在解决包括数据、文字、声音、图像等信息的一体化处理问题。
• 本质： 从本质上讲，办公自动化是以先进的科学技术为基础，利用相关的办公自动化设备协助办公人员管理各项办公信息，主要利用资源以提高办公效率和质量。
• 技术支柱： 计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自动化的四大支柱。
• 行为科学： 行为科学是办公自动化的主导因素，它关注如何最好地设计系统以适应用户行为和需求，以提高系统的可用性和用户满意度。
• 系统科学： 系统科学为办公自动化提供了理论基础，它涵盖了系统分析、设计和优化，以确保办公自动化系统能够高效地运行。
• 计算机技术和通信技术： 这两个技术领域为办公自动化提供了技术支持，包括硬件设备、软件应用、网络通信和数据处理等方面的技术。

🔎2.OAS的主要功能

1. 事务处理： OAS能够完成办公部门内的大量繁琐事务，包括单机处理系统和多机处理系统（通信、信息共享）。类似于事务处理系统（TPS），它处理日常的事务性操作，如数据录入、文件管理等。
2. 信息管理： OAS对信息流进行控制和管理，包括信息的收集、加工、传递、交流、存取、提供、分析、判断、应用和反馈，以满足办公人员的综合性工作需求。这可称为管理型办公系统，通过信息交换和资源共享，实现事务型办公系统中各项孤立事务的联系，以获得准确、快捷、及时、优质的效果。类似于管理信息系统（MIS）。
3. 辅助决策： OAS提供辅助决策功能，作为决策型办公系统的一部分，它利用经理型办公系统提供的大量信息作为决策工作的基础。通过建立能够综合分析、预测发展、判断利弊的计算机可运行的决策模型，根据原始数据信息，自动产生符合实际情况的决策方案。类似于决策支持系统（DSS）。

🔎3.OAS的组成

1. 计算机设备： 包括计算机硬件，如台式机、笔记本电脑、服务器等，作为实现办公自动化功能的基础设备。
2. 办公设备： 涵盖各种办公设备，如打印机、扫描仪、复印机、传真机等，用于完成办公任务的辅助设备。
3. 数据通信及网络设备： 包括路由器、交换机、调制解调器等设备，用于建立办公自动化系统的内部和外部通信网络，以实现信息的传输和共享。
4. 软件系统： 包括各种办公自动化软件，如文字处理软件、电子表格软件、数据库管理软件、电子邮件客户端、日程管理软件等，用于处理和管理办公任务所需的信息和数据。

🔎4.OAS的应用场景

• 事务处理：
• 小明要请一天假。使用OAS系统，他可以在系统内提出请假申请，系统自动提醒主管并取得批准，人事部也可以在系统查看。整个流程自动完成。
• 小花需要采购办公用品。使用OAS系统，她可以在移动App上提出申请，系统自动将采购需求发送给采购部，并根据设置的审批流程发送给各部门主管。最终办公用品直接送到小花的办公桌。
• 信息管理：
• 小明作为自由职业者使用OAS系统来管理工作内容。他可以在系统里建立客户数据库，记录每位客户的信息。
• 在进行设计项目时，小明可以在系统里针对每个项目建立文件夹，上传设计草图、文档等资料。
• 系统会自动统计每个项目的工作时间，小明可以随时查看每个项目的总消耗时间。
• 每完成一个项目，小明在系统里标记项目状态已结单，系统会自动生成项目结单、账单。
• 辅助决策：
• 系统根据历史计费数据，生成小明不同服务类型的收入报告。
• 小明根据系统生成的收入报告分析哪些服务收入较高，从而决定业务发展方向。
• 小明使用系统的预算管理功能，模拟不同方案的收支情况，辅助其制定合理的财务计划。
• 系统配置时长预警，当某项目时间超过预定范围时，系统提醒小明关注进度。

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