【愚公系列】《AI智能化办公：ChatGPT使用方法与技巧从入门到精通》 024-ChatGPT的办公应用（ChatGPT在Excel中的应用

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🚀前言

在Excel中使用ChatGPT插件完成工作任务是一种高效的方式，以下是您可以遵循的步骤：

1. 安装ChatGPT插件：
   • 首先，下载并安装适用于Excel的ChatGPT插件。您可以从OpenAI官方网站或其他适用的渠道获取插件安装包。
   • 按照提示完成插件安装过程。
2. 启动Excel并打开工作表：
   • 启动Microsoft Excel应用程序，并打开您的工作表，您可以在这里开始处理数据和完成相应的任务。
3. 使用ChatGPT插件：
   • 在Excel中，找到ChatGPT插件的位置或菜单选项。通常，插件会显示在工具栏或菜单栏中。
   • 点击插件图标或选项，启动ChatGPT插件。这将打开一个侧边栏或弹出窗口，让您开始与ChatGPT进行交互。
4. 利用ChatGPT的功能：
   • 在ChatGPT插件中，您可以开始进行数据处理和分析，ChatGPT将提供计算统计指标、数据筛选、排序等操作的建议和支持。
   • 您还可以利用ChatGPT自动生成报表，根据用户需求和数据生成格式化的报表，简化数据分析和报告的编制过程。
5. 数据清洗和转换：
   • ChatGPT插件还可以帮助您进行数据清洗和转换，如删除重复值、填充空白单元格、格式转换等操作，提高数据质量和准确性。
6. 错误排除和Excel使用指南：
   • 如果在Excel使用过程中遇到问题，ChatGPT可以提供错误排除的帮助和解决方案。
   • ChatGPT还可提供Excel使用指南，向用户提供关于Excel功能和用法的详细说明，帮助提升工作效率。

通过在Excel中使用ChatGPT插件，您可以得到全方位的办公支持，提高工作效率和数据处理质量。

🚀一、ChatGPT在Excel中的应用

🔎1.快速创建Excel样表

当我们需要一份具有样表格式和数据的文档时，可以通过一句话让ChatGPT生成一份完整的样表。ChatGPT将根据我们的描述，自动生成符合要求的样表,满足我们的需求，我们无须到处搜索或费心编写。ChatGPT使我们获取样表变得更加便捷和高效，节省了时间和精力。下面我们来学习快速创建Excel样表的操作方法。

提示词：请为我生成一份Excel样表，主题是有完整的销售数据，我需要用作Excel表格操作的练习。

答：

我无法直接生成实际的Excel文件，但我可以提供一个更详细的销售数据样表结构和数据。你可以根据这些信息，在Excel中自行创建一个表格并填入数据进行练习。下面是一个包含完整销售数据的样表设计，以及示例数据：

表头设计

1. 日期 (Date): 记录销售发生的日期。
2. 销售员 (Salesperson): 完成销售的员工姓名。
3. 客户 (Customer): 购买产品的客户名称。
4. 产品编号 (Product ID): 销售产品的唯一标识符。
5. 产品名称 (Product Name): 销售产品的名称。
6. 类别 (Category): 产品所属的类别，如“电子产品”、“家具”等。
7. 单价 (Unit Price): 单个产品的销售价格。
8. 销售数量 (Quantity): 销售的产品数量。
9. 总销售额 (Total Sales): 该项销售的总额，通过单价 * 销售数量计算得出。
10. 备注 (Notes): 对销售情况的额外说明（可选）。

示例数据

操作练习

根据这个样表，你可以在Excel中进行如下练习：

• 基本操作：数据输入、公式应用（如总销售额的计算）、行列的添加与删除。
• 数据分析：使用排序和筛选功能对销售数据进行分析，比如按销售额排序、按产品类别筛选等。
• 数据可视化：创建图表，如销售额随时间的变化趋势图、各类别产品销售额占比的饼图。
• 高级功能：利用条件格式突出显示某些条件的数据（例如，销售额超过平均值的记录）、数据验证（确保输入的数据符合预期格式或值）、使用数据透视表对销售数据进行深入分析。

通过这样的练习，你不仅可以熟悉Excel的基本操作，还能学会一些高级功能，以便在实际工作中处理复杂的数据分析任务。希望这个示例能够帮助你提升Excel技能！

🔎2.计算重复值

提示词：我想计算“产品名称”列，“手机”出现的条数。请用Excel公式来计算。

答：

要计算“产品名称”列中“手机”出现的次数，你可以使用COUNTIF函数。假设“产品名称”这一列是列D，并且你的数据从第2行开始（第1行是表头），你可以在Excel中使用以下公式：

=COUNTIF(D2:D100, "手机")

这个公式的含义是：在单元格范围D2到D100中，计算其中“手机”这一词出现的次数。请根据你实际的数据范围调整D2:D100这部分。

如果你的数据超过100行，只需要调整范围即可，比如D2:D1000表示计算从D2到D1000这个范围内“手机”出现的次数。确保这个范围覆盖了你所有的数据行，这样才不会漏掉任何一条记录。

🔎3.计算重复值的总金额

提示词：我想计算“产品名称”列，“手机”的“销售金额”的总和。请用Excel公式来计算。

答：

要计算“产品名称”列中所有“手机”的销售金额总和，假设“产品名称”位于列D，而“销售金额”（或总销售额）位于列H，你可以使用SUMIF函数。这个函数可以根据指定的条件（比如产品名称是“手机”）来对另一列（比如销售金额）进行求和。以下是相应的Excel公式：

=SUMIF(D2:D100, "手机", H2:H100)

这个公式表示：在D2到D100范围内查找所有“手机”条目，并将对应的H列（即销售金额）中的数值加总。请根据你实际的数据范围调整D2:D100和H2:H100这部分。

确保这个范围覆盖了你所有的数据行，以便准确计算出所有“手机”的销售金额总和。如果你的数据超过100行，相应地调整这个范围，比如使用D2:D1000和H2:H1000等。

🔎4.编写VBA代码增加复选框

接下来，我们想要实现的效果是，每条记录可以被勾选，即在“产品名称”列显示复选框。

原本，我们可以使用“开发工具一复选框一设置单元格链接”命令来实现，但是该表中有8条数据，我们需要把相同的操作重复8次，如果数据的数量更多,那么需要重复操作的次数就更多，为了提高工作效率，这些任务我们可以交给ChatGPT，让它来编写VBA代码实现添加复选框及复选框能被勾选的操作。

提示词：生成VBA代码，实现以下功能：在上面的表格中，在A1:A6单元格区域增加复选框，同时与A1:A6产生单元格链接。

答：

要在Excel中使用VBA代码来为A1:A6区域的每一个单元格增加复选框，并且将这些复选框与对应的单元格链接，你可以按照以下步骤进行：

1. 打开Excel，然后打开你需要操作的工作表。
2. 按下Alt + F11以打开VBA编辑器。
3. 在VBA编辑器中，点击插入 > 模块，在打开的模块窗口中粘贴下面的代码。
4. 按下F5运行代码，或者关闭VBA编辑器回到Excel，通过宏来运行这个脚本。

以下是完成上述功能的VBA代码：

Sub AddCheckBoxes()
    Dim i As Integer
    Dim chkBox As CheckBox
    Dim cell As Range
    Dim linkCell As String
    
    ' 定义起始行和结束行
    Dim startRow As Integer: startRow = 1
    Dim endRow As Integer: endRow = 6
    
    ' 删除已存在的复选框（可选操作）
    On Error Resume Next ' 忽略错误
    For Each chkBox In ActiveSheet.CheckBoxes
        chkBox.Delete
    Next chkBox
    On Error GoTo 0 ' 取消忽略错误
    
    ' 在A1:A6区域增加复选框，并与对应单元格链接
    For i = startRow To endRow
        Set cell = ActiveSheet.Cells(i, 1) ' 设置当前操作单元格
        linkCell = cell.Address ' 获取单元格地址
        
        With ActiveSheet.CheckBoxes.Add(cell.Left, cell.Top, cell.Width, cell.Height)
            .Caption = "" ' 设置复选框无标题
            .LinkedCell = linkCell ' 将复选框与对应单元格链接
            .Name = "CheckBox" & i ' 设置复选框名称
        End With
    Next i
End Sub

这段代码首先删除工作表上已存在的复选框（避免重复添加），然后在A1到A6的单元格区域内，为每一个单元格增加一个复选框，并将这些复选框分别与它们所在的单元格链接。复选框的选中状态将反映在对应的单元格中（选中时为TRUE，未选中时为FALSE）。

请注意，运行VBA脚本和使用宏可能会受到Excel安全设置的限制。如果代码运行不成功，请检查你的宏安全设置，并确保允许运行宏。

🔎5.自动显示选中及未选中记录数量

提示词：计算选中的和未选中的记录数量，请用Excel公式表示。

答：

如果你已经按照之前的指示，在A1:A6区域为每个单元格增加了复选框，并且这些复选框分别与它们所在的单元格链接，那么当你选中或未选中这些复选框时，对应单元格会显示TRUE（选中）或FALSE（未选中）。基于这种设置，你可以用Excel公式计算选中和未选中的复选框数量。

计算选中（TRUE）的复选框数量

=COUNTIF(A1:A6, TRUE)

这个公式计算A1到A6区域内值为TRUE的单元格数量，即选中的复选框数量。

计算未选中（FALSE）的复选框数量

=COUNTIF(A1:A6, FALSE)

这个公式计算A1到A6区域内值为FALSE的单元格数量，即未选中的复选框数量。

请确保复选框的链接设置正确，以及它们确实是链接到指定的A1到A6区域的单元格。如果你的复选框链接到了其他单元格或者区域，需要相应地调整上述公式中的单元格区域以匹配你的实际设置。