自动化的优势

你应该听过一句谚语。不要重复发明车轮，我很喜欢这句话。因为它朗朗上口，特别是它“比创造格式和系统，这样你就不用再重复劳动更加简要”。更加精简扼要，你觉得呢？

这两句话指的是同一个意思，邮件报告，实时通讯和其他文档，当你从零开始写这些东西，通常就意味着你要花费不少时间，更好的方法就是保存一份你经常会用到的文件的格式，当需要时，只要填写其中的空白就好了。这能够节省你的时间，也许还能够传递更完整，更充分的信息。实现自动化的方法：

在你的回信中搜索。有没有什么问题和麻烦一次又一次的跳出来。大致估算一下的话，如果你一个星期内要回答某个问题超过一次，那你就能因使用格式化文件而受益。

格式化文档要详尽 如果你发现有人还追问。过你一些问题或者给了一些反馈，建议务必在文档中作相应改正

要易于制定。我使用的一个技巧是在格式文档中将需要填写的内容加粗，或者全部大写，这样就很方便。我在发送前填写这些信息。

要放在最前最中间 你的电脑桌面是放置这些包含答案和信息格式了文件的好地方，无论你把文件存在哪里，只要保证能够轻易找到即可。